Rédiger des devis clairs et précis est essentiel pour toute entreprise qui souhaite développer son activité. Qu’il s’agisse de proposer des prestations de services ou de vendre des produits, le devis constitue un document contractuel qui permet de formaliser l’offre et de protéger les intérêts des deux parties.
Si de nombreux logiciels de facturation existent sur le marché, il est tout à fait possible de créer des devis sur Excel. Ce logiciel, présent sur la plupart des ordinateurs, offre une solution accessible et flexible pour la création de devis.
Ce guide complet t’accompagnera pas à pas dans la création d’un devis sur Excel. Tu découvriras les étapes à suivre pour structurer ton devis, insérer les informations nécessaires et personnaliser le document à ta convenance.
Des conseils pratiques et des astuces te seront également proposées pour te simplifier la tâche et gagner du temps.
Qu’est-ce qu’un devis ?
Un devis est un document essentiel dans le cadre d’une transaction commerciale. Il s’agit d’un document écrit établi par un professionnel à la demande d’un client potentiel. Ce document détaille les prestations proposées par le professionnel, ainsi que les prix correspondants.
Le devis joue un rôle crucial en matière de transparence. Il permet au client de prendre connaissance de l’ensemble des coûts avant de s’engager dans une transaction, que ce soit pour l’achat de biens ou la prestation de services.
⚠️ Le devis n’est pas un contrat, mais un engagement unilatéral qui ne devient un contrat seulement lorsque le devis a été signé par les deux parties
Est-ce que faire un devis sur Excel est légal ?
La loi n’impose aucune contrainte quant au logiciel utilisé pour établir un devis. Cela signifie qu’il est tout à fait légal de faire un devis sur Excel, ou même sur un autre logiciel de traitement de texte, tel que Word.
La liberté de choix du support s’applique aussi bien aux microentrepreneurs qu’aux entreprises de plus grande taille.
L’important est que le devis respecte les mentions obligatoires, et qu’il soit établi de manière claire, lisible et non équivoque.
Modèle Excel : comment faire un devis gratuit
Excel est un outil puissant qui peut t’aider à créer des devis professionnels et complets. Que tu sois un indépendant, une TPE ou une PME, il est essentiel de pouvoir établir des devis clairs et précis pour tes clients.
Remplir l’en-tête du devis
Commence par créer un tableau sur Excel pour structurer ton devis. Insère ensuite les informations suivantes dans l’en-tête du devis :
- Tes coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail)
- Les coordonnées du client (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail)
- Le numéro du devis
- La date de création du devis
- Le mode de paiement
- La date d’échéance
💡Conseil : Tu peux personnaliser l’en-tête de ton devis en y ajoutant ton logo ou en utilisant une police d’écriture spécifique pour améliorer l’image de ton entreprise.
Détailler les prestations ou marchandises et les tarifs
Dans la partie centrale du tableau, liste toutes les prestations ou marchandises que tu proposes au client, en précisant :
- La description détaillée de chaque prestation ou marchandise
- La quantité
- Le prix unitaire
- Le montant total (prix unitaire x quantité)
N’oublie pas d’inclure le taux de TVA applicable si ton activité y est soumise.
💡 Conseil : Tu peux utiliser des formules Excel pour calculer automatiquement les totaux.
Préciser les modalités de paiement
Indique clairement les modalités de paiement acceptées : chèque, virement bancaire, espèces, etc. Précise également les délais de paiement.
💡Conseil : Tu peux proposer des réductions pour paiement comptant ou des facilités de paiement.
Faire signer le devis avec un bon pour accord
Pour que le devis devienne un document contractuel, il doit être signé par le client et par toi-même. Tu peux ajouter une ligne à ton devis pour la signature et le cachet du client, ainsi qu’une mention manuscrite « Bon pour accord ».
💡Conseil : Tu peux également créer un champ de signature électronique pour simplifier la validation des devis par tes clients.
Utiliser un modèle de devis Excel
Pour te simplifier la tâche, tu peux utiliser un modèle de devis Excel préformaté comme celui que nous avons réalisé. De nombreux modèles gratuits sont disponibles en ligne et même directement dans l’outil de Microsoft dans la partie modèle. Tu peux par ailleurs utiliser un modèle Facture dont tu transformeras l’intitulé.
💡 Conseil : N’oublie pas de personnaliser le modèle en y insérant tes informations et les détails de ta prestation.
En suivant ces étapes, tu seras en mesure de créer des devis professionnels et complets sur Excel.
À lire aussi sur Abby : comment faire une facture sur Excel
Pourquoi utiliser un logiciel pour faire ses devis ?
Si Excel te permet de créer des devis gratuitement, il est important de souligner que cette méthode présente plusieurs limitations :
- Gestion fastidieuse : La création et la modification des devis sur Excel peuvent être longues et laborieuses, surtout si tu dois établir plusieurs devis régulièrement.
- Risque d’erreurs : La saisie manuelle des informations augmente le risque d’erreurs de facturation, ce qui peut avoir des conséquences fâcheuses pour ton entreprise.
- Manque de fonctionnalités : Excel ne dispose pas des fonctionnalités avancées offertes par les logiciels de facturation, telles que la gestion des stocks, le suivi des paiements, l’envoi automatique de relances, etc.
- Perte de temps : Le temps consacré à la création de devis sur Excel est du temps perdu que tu pourrais consacrer à des tâches plus importantes pour ton entreprise.
A contrario, les logiciels de devis et de facturation te permettent de :
- Gagner du temps : Les logiciels de facturation automatisent de nombreuses tâches, ce qui te permet de créer des devis en quelques minutes seulement.
- Réduire les erreurs : Les logiciels de facturation garantissent la saisie des informations sans erreurs et te permettent de respecter la réglementation en vigueur.
- Bénéficier de fonctionnalités avancées : Les logiciels de facturation t’offrent de nombreuses fonctionnalités pour gérer ton activité de manière plus efficace, telles que la gestion du catalogue de produits ou de services, la transformation du devis en facture, le calcul automatique de la tva, etc.
- Se concentrer sur ton cœur de métier : En utilisant un logiciel de facturation, tu gagnes du temps et tu peux te concentrer sur ton cœur de métier.
👩🏫 Bon à savoir : Avec Abby, l’édition de facture et de devis est illimitée avec le forfait basique qui est gratuit. Alors qu’attends-tu pour en profiter ?
En conclusion, créer des devis sur Excel est possible, mais cette méthode présente des limites. La gestion manuelle des devis est fastidieuse, source d’erreurs et ne permet pas de profiter des fonctionnalités avancées offertes par les logiciels de facturation.
Opter pour un logiciel de facturation te permettra de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’améliorer l’efficacité de ta gestion commerciale.
Essaye Abby gratuitement dès aujourd’hui et découvre tous les avantages de notre logiciel de facturation !
