En tant qu’entrepreneur, tu peux rapidement être amené à multiplier les factures, mais aussi à devoir stocker de nombreux autres documents professionnels et administratifs… Au fil des mois et des années, la tentation de te débarrasser des plus vieux papiers peut devenir de plus en plus grande. Et on le comprend ! Toutefois, attention : les factures doivent impérativement être conservées pendant un certain temps.
Tu veux savoir combien de temps tu dois garder tes factures avant de les jeter à la poubelle ? Obligations légales, modalités et autres conseils… on t’explique tout ! La facturation n’aura plus de secret pour toi !
Une durée de conservation de 10 ans pour les factures
En ce qui concerne la durée de conservation des factures, la règle est simple : il faut les garder pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce).
Cela concerne les factures d’achat et les factures de vente.
À partir de quand débute le délai de conservation de 10 ans ?
Cette durée d’archivage débute à partir de la date de clôture comptable, et non à partir de la date d’émission de la facture.
Une facture doit être conservée pendant 10 ans, mais il s’agit d’une durée de conservation minimale. Tu peux évidemment garder tes factures plus longtemps si tu estimes que cela est nécessaire.
Délai de conservation fiscale et délai de conservation commerciale : quelle différence ?
Il est important de bien comprendre les différences entre le délai de conservation fiscale et le délai de conservation commerciale lorsque tu te plonges dans la gestion de tes factures.
En effet, en matière de conservation de factures (factures papiers et factures électroniques), les entreprises françaises sont soumises à un double délai :
- Le délai de conservation commerciale : cela concerne la gestion de ton entreprise, en dehors des obligations fiscales.
En France, ce délai est de 10 ans (selon le Code de Commerce). C’est la période pendant laquelle tu dois garder tes factures pour des raisons comptables, financières ou légales qui ne sont pas liées directement à la fiscalité. - Le délai de conservation fiscale : c’est la période pendant laquelle tu es légalement obligé de conserver tes factures pour des raisons fiscales.
En France, ce délai est de 6 ans (selon le LPF : Livre des Procédures Fiscales).
Garder en tête ces deux délais de conservation, bien distincts, est essentiel pour une gestion efficace de tes documents financiers. N’oublie donc pas de les prendre en compte dans ta stratégie de conservation des factures !
Pourquoi est-ce important de conserver ses factures ?
Conserver ses factures est une pratique indispensable pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Même en tant qu’auto-entrepreneur / micro-entrepreneur ou TPE, tu dois veiller à garder tous tes documents de facturation. Et cela pour plusieurs raisons, tant sur le plan légal que commercial :
1️⃣ La bonne conservation des factures garantit la conformité avec la législation en vigueur. On l’a vu, en France, le Code de Commerce impose une durée minimale (10 ans). En tant qu’entrepreneur, tu as donc l’obligation de respecter cette règle.
2️⃣ Les factures archivées constituent également des pièces justificatives concernant tes différentes transactions commerciales. En effet, ces documents permettent de justifier tes dépenses, mais aussi tes revenus, ainsi que toutes sortes de transactions en cas de contrôle fiscal. En cas de litige avec un client ou un fournisseur, la preuve de la facture pourra également être essentielle. Ne prends donc pas ton archivage des factures à la légère !
3️⃣ Les factures conservées facilitent également la bonne gestion de ton entreprise. En effet, en conservant tous ces documents (factures émises et reçues), tu peux avoir une vision sur l’évolution de ta situation financière, mais aussi sur ton historique client. Cela peut également t’aider dans ton traitement des factures. Tu peux te baser sur ces documents pour prévoir des relances et d’éventuelles procédures de recouvrement (avec pénalités) en cas de retard de paiement du destinataire.
Conserver ses factures est donc bien plus qu’une simple formalité administrative. Il s’agit également d’une pratique essentielle pour la bonne gestion de son entreprise et de sa trésorerie sur le long terme.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation des factures ?
En cas se contrôle, si tu ne peux pas présenter des factures, tu t’exposes à plusieurs types de sanction.
- Si tu es dans l’incapacité de présenter tes factures clients lors d’un contrôle, tu devras régler une pénalité (amende) équivalente à 50 % des montants facturés.
- En cas de non-présentation des factures fournisseurs, tu ne pourras pas bénéficier d’une déduction de charges.
- Enfin, en cas de contrôle, s’il est constaté que tu n’as pas conservé des documents comptables obligatoires, tu risques un rejet de comptabilité de la part de l’Administration fiscale. Ainsi, ta déclaration comptable deviendra nulle. D’autres moyens seront alors engagés pour procéder à la vérification de ton chiffre d’affaires, de ta TVA, etc.
Tu l’as compris, tu as donc tout intérêt à conserver tes factures, tes justificatifs et autres documents comptables pour avoir l’assurance de rester en règle et éviter ces différentes sanctions !
5 conseils pour bien conserver les factures et les autres documents professionnels
Bien conserver tes factures (facture papier ou facture dématérialisée) peut réellement te sauver la mise ! Ainsi, il est essentiel de penser à cela dès la création de ton entreprise. Mais, rassure-toi, il n’est jamais trop tard pour s’y mettre !
Ci-dessous, on te donne nos meilleurs conseils pour t’aider à garder tes différents papiers en ordre et sans te prendre la tête.
1️ ) Classe tous tes documents professionnels
Le premier conseil que nous pouvons te donner est de prendre l’habitude de bien classer tes factures et autres documents. Pour cela, tu peux commencer par trier tes papiers par catégories (achats, ventes, charges, etc), avant de les classer chronologiquement. On peut imaginer, par exemple, un classement avec des dossiers par mois, par année, etc. Ainsi, si ton classement est bien effectué (et si tu n’as rien oublié), tu devrais pouvoir être en mesure de retrouver n’importe quel document en quelques secondes !
2️ ) Numérise systématiquement
La paperasse, c’est bien beau, mais ça peut prendre rapidement de la place. C’est pourquoi on te conseille de systématiquement scanner tes factures et autres documents importants pour les conserver en format électronique. Cette numérisation réduira l’encombrement physique, propre au format papier, tout en facilitant le partage et la sauvegarde.
Ainsi, en cas de dégâts des eaux ou d’incendie, par exemple, tu ne perdras pas tout. N’hésite donc pas à prendre l’habitude de tout scanner et numériser !
3️ ) Sauvegarde régulièrement
Même si les fichiers numériques sont très pratiques, ils peuvent également disparaître en un éclair (en cas de problème informatique par exemple). C’est pourquoi on te conseille également de sauvegarder tes documents sur des disques durs externes et/ou sur un cloud.
Si tu as la possibilité d’automatiser ces sauvegardes, ne t’en prive pas. Sinon, prévois-toi un point régulier (idéalement au moins une fois par semaine) pour sauvegarder chaque facture dématérialisée, ainsi que tes autres documents professionnels.
⭐ La règle d’or : prévoir 3 sauvegardes différentes (ordinateur, disque dur externe et cloud) pour une tranquillité d’esprit totale.
4️ ) Sensibilise tes équipes
Si tu ne travailles pas seul, n’oublie surtout pas de sensibiliser l’ensemble de tes collaborateurs à l’importance de la bonne gestion des documents. Tu peux mettre en place des process et les former sur la manière de classer / conserver les différentes factures reçues ou transmises. Que ce soit pour des factures papiers ou sous format électronique. De même pour les autres documents propres à ton activité.
N’hésite pas à lister les différents documents qui doivent être conservés pendant un certain temps (en précisant la durée de stockage au cas par cas).
En effet, si personne n’adopte la même technique de classement et/ou d’archivage, cela peut rapidement devenir le chaos. En harmonisant cela, tu t’assures de pouvoir facilement retrouver n’importe quel document (factures dématérialisées au format pdf ou autres) pour ton entreprise.
5️ ) Facilite-toi la vie avec un logiciel de facturation
On t’a gardé le meilleur conseil pour la fin ! En effet, si ce n’est pas encore le cas, n’hésite pas à opter pour logiciel de facturation ! Il te sera très utile pour plusieurs raisons :
- Émettre des factures stylées et parfaitement conformes, le tout sans prise de tête grâce à un processus de facturation à la fois clair et intuitif.
- Stocker, classer et archiver automatiquement tes factures, sans devoir y passer du temps.
- Sauvegarder tous tes documents (électroniquement et automatiquement), de façon à pouvoir facilement tout retrouver même si ton ordinateur te lâche.
- Obtenir des relevés pour suivre, en un coup d’œil, ta situation financière et éventuellement t’adapter en conséquence.
👉 Utiliser ce type de logiciel devrait devenir incontournable dans le cadre de la facturation électronique obligatoire !
En choisissant Abby comme appli de gestion pour ton entreprise, tu pourras évidement facturer dans les règles de l’art, avec toutes les mentions obligatoires requises, mais aussi stocker tes factures et autres documents autant de temps que nécessaire.
Et en plus, on te facilite la vie pour tes déclarations et autres obligations comptables !
Cela te permettra de rester en parfaite conformité avec la loi et faciliter ton stockage de documents, tout en te laissant plus de temps pour toi.
Plutôt cool, non ? 😉
