En premier abord, lorsque tu souhaites te lancer dans l’entrepreneuriat, tu penses que le sujet de la facturation sera simple. Pour tout novice, la facture est une facture point final. Et pourtant, il existe des subtilités entre différentes factures. Et selon ton activité, tu seras amené à utiliser différents types de facture pour ta comptabilité. Mais quels sont les différents types de facture ? Découvrons ceci immédiatement.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Tout d’abord, commençons par récapituler ce qu’est une facture. La facture est un document comptable et juridique qui prouve un achat ou une vente d’un bien ou d’une prestation de service. Pour être conforme, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Les mentions ne doivent pas être négligées, car c’est la facture qui peut servir de preuve en cas de litige entre le fournisseur et le client. Il faut que tu conserves tes factures pendant une durée de 10 ans au cas où ton client souhaiterait obtenir une copie.
Les différents types de facture
Il existe de nombreux types de facturation que ton logiciel de facturation devra savoir faire. Pour beaucoup, il ne semble pas y avoir de différences avec une facture de vente classique. Néanmoins, le contexte dans lequel tu factures, ou bien la typologie de produits ou services facturée, changera alors complétement le type de facture. Découvrons tout de suite les types de factures que tu auras à faire lors de ton activité de micro-entreprise !
Facture classique
La facture classique ou bien facture de vente est finalement une facture ordinaire, celle à laquelle on pense lorsque l’on parle de facture. Cette facture est établie lorsqu’une entreprise vend un bien ou un service à une autre entreprise ou un particulier. Elle comportera notamment l’identité du vendeur, la quantité, le prix et la nature de la vente. Elle devra également comporter des conditions générales de vente ainsi que des conditions de paiement.
Pour ce type de facture, tu es susceptible d’en recevoir de la part de tes fournisseurs, mais également d’en émettre puisqu’en tant qu’auto-entrepreneur, tu es dans l’obligation de faire une facture pour toute transaction B2B et une grande partie des transactions B2C.
Facture d’acompte
La facture d’acompte est une facture qui justifie que ton client t’a versé une partie de la somme avant la réalisation complète de la prestation. Elle sera demandée dans les cas où l’investissement initial est important à faire ou bien lorsqu’un projet s’étale sur une longue durée. Ce type de facture a l’avantage de t’assurer que tu seras en partie payé. Elle peut également soulager ta trésorerie dans le cas où tu dois avancer des frais pour acheter un bien par exemple.
Bien entendu, l’acompte doit être prévu dans le devis pour que tu puisses l’exiger. Les paiements des acomptes sont également effectués sans délai. Du moins pour assurer que la prestation puisse démarrer. En tant qu’auto-entrepreneur, tu peux être amené à payer également des factures d’acompte.
Facture d’avoir
La facture d’avoir ou tout simplement avoir, est la reconnaissance d’une dette vis-à-vis de ton client. Tu seras amené à éditer une facture d’avoir lorsque tu auras fait une erreur sur ta facture initiale. Il peut s’agir d’un avoir total de la facture initial ou bien d’un avoir partiel du montant. L’enregistrement de l’avoir en comptabilité permet de faire correspondre le montant réel payé avec celui facturé.
L’avoir sert également à corriger des erreurs de préparation de commande ou bien à résoudre une situation conflictuelle. Tu pourras donc être amené à demander un avoir à ton fournisseur, mais également à émettre un avoir.
Facture de doit
La facture de doit est un document attestant que le client doit une somme à son fournisseur. Elle est réputée non encore payée, mais constate qu’une créance et une dette existent entre les partenaires commerciaux. Elle est plus courante que tu le penses, car elle est émise avant le paiement du client, ce qui est la norme dans la vente entre professionnels (BTB).
Facture commerciale
La facture dite commerciale est utilisée dans un cas très précis : l’import-export. C’est en effet cette facture qui va servir de base pour les douanes lors du dédouanement des marchandises.
Cette facture ne s’adresse qu’au cas de vente de biens et doit comporter des mentions très précises comme : la valeur en douane des marchandises, la devise et les conditions de paiement. Elle devra également contenir l’espèce tarifaire de la marchandise qui peut se présenter sous forme de désignation standard ou bien d’un code douanier HS. Ce code douanier permet d’identifier la marchandise et d’appliquer le droit de douane afférant.
Ce type de facture ressemble à une facture pro forma ou bien de doit selon le moment où tu payes.
Tu seras concerné par la facture commerciale dans le cas où tu choisis d’importer des marchandises ou bien qu’au contraire, tu exportes des marchandises. Cela concerne bien entendu l’import/export hors de l’Union Européenne.
Facture intermédiaire ou Facture de provision
Ce type de facture va ressembler à une facture d’acompte, mais ici, c’est le timing de la facture qui est différent. Si la facture d’acompte se règle avant le début de la prestation, celle-ci sera émise lorsque la prestation est en cours de réalisation. L’exemple type est un projet sur plusieurs mois nécessitant pour le fournisseur du temps et des investissements et qu’il souhaite se faire payer au fur et à mesure. On pense par exemple à des projets informatiques ou bien des projets dans le bâtiment. L’avantage est non négligeable pour le client, qui peut également étaler sa dépense, il n’aura pas à sortir une grosse somme en une fois.
Facture de régularisation
La facture de régularisation intervient afin de corriger une consommation qui pourrait être différente de celle prévue. Par exemple, tu estimes que ton client va consommer un certain nombre de produits sur l’année et donc tu lui fais régler un forfait mensuel correspondant. À la fin de l’année, tu fais le bilan de la consommation totale et tu émets une facture de régularisation si sa consommation est supérieure à celle prévue. Dans le cas où elle est inférieure, tu devras lui émettre un avoir et le rembourser. Ceci s’applique notamment pour les fournisseurs d’énergie et notamment d’électricité.
Facture de clôture ou facture de solde
La facture de clôture ou facture de solde s’apparente au type de facture précédente. Elle est en fait une facture finale qui clôt le contrat entre un client et son fournisseur. Elle sera émise lorsqu’un contrat est interrompu et non renouvelé afin de solder la consommation et de clarifier la comptabilité. C’est un type de facture que l’on retrouve également chez les fournisseurs d’énergie.
Facture proforma
Une facture proforma, dont le terme provient du latin signifiant ‘pour la forme’, est une facture émise à des fins purement informatives pour le client. Elle permet de fournir en détail les informations concernant un achat de marchandises ou une prestation de services avant la création d’une facture officielle. En d’autres termes, la facture proforma peut être considérée comme un devis amélioré contenant toutes les données commerciales et légales nécessaires pour les communiquer au client.
La facture proforma comporte des spécificités par rapport aux factures définitives :
- Elles n’ont pas de valeur comptable et sont donc purement informative
- La numérotation des factures est différente des factures dites classiques
- Elle comporte la mention « Facture proforma » de façon claire afin ne pas être confondue avec les autres factures.
Facture de débours
La facture de débours est une facture très spécifique. Elle correspond à une facture de remboursement de frais engagés pour autrui afin de pouvoir effectuer la prestation ou livrer le bien. Elle ne sert donc qu’à rembourser les frais de débours. Pour être valable, cette facture est accompagnée de la facture originale au nom du client final. Dans le cas où la facture ne comporterait pas les bonnes coordonnées, alors les frais de débours ne seraient pas valables et il faudra trouver une autre solution.
Nous venons de voir les différentes factures qui existent. Du moins, les plus courantes et celles que tu risques de le plus de rencontrer. Comme tu l’as bien compris, il faut adapter ton modèle de facture au type de facture que tu souhaites faire et ne pas oublier toutes les mentions obligatoires sur tes factures. N’oublie pas que Abby reste ton partenaire pour toutes les questions qui concernent les factures. N’hésite pas à nous contacter si besoin !
