Tout savoir sur les factures de situation

Lea

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12 octobre 2023

La facture de situation ne vous parle pas ? Vous ne savez pas dans quel cas l’utiliser ? Cette facture également appelée facture d’avancement est une facture très utilisée dans des secteurs spécifiques tel que le bâtiment et travaux public ou bien les sociétés de prestations de services à long terme. Elle est très pratique pour échelonner les règlements en fonction de la réalisation des travaux et l’avancement des projets. En lisant cet article, vous saurez qu’est-ce qu’une facture de situation, sa différence avec la facture d’acompte et comment réaliser une facture de situation.

Définition de la facture de situation ou d’avancement

La facture de situation, aussi appelé facture d’avancement, facture intermédiaire ou facture de provision est un type de facture particulier. Comme toutes les factures, c’est un document comptable et juridique qui revêt une importance significative lorsque tu fournis des services à long terme. En effet, la facture d’avancement est conçue pour répartir les paiements en fonction de l’avancement des travaux, ce qui se traduit par l’émission de plusieurs factures à intervalles réguliers. Ces factures seront émises conformément aux termes du contrat convenu entre ton client et toi.

Dans quels cas faire une facture de situation ?

La facture de situation s’adapte très bien pour les projets ou chantiers qui sont menés sur le long terme. Elle te permet de générer de la trésorerie afin de pouvoir faire face à des dépenses pour réaliser la mission. Cela peut être payer de la main d’œuvre, avancer des fournitures ou bien des sous-traitants.

La facture de situation est adaptée notamment pour le secteur du btp. En effet, un chantier peut durer des mois, voire des années, et la société devra payer ses ouvriers et les matériaux. La facture de situation lui permet de faire face à ce défi et de mener à bien le chantier.

Mais elle s’applique également aux prestations de services, comme le domaine informatique. Que ce soient les agences web ou bien les concepteurs de logiciel, les projets peuvent également durer de nombreux mois et donc nécessiter des rentrées d’argent au fur-et-à-mesure de l’avancement du chantier.

Quelle est la différence entre une facture de situation et un acompte ?

À première vue, on pourrait se dire que la facture d’avancement n’est qu’une facture d’acompte. Il est vrai que les 2 factures vous permettent de générer de la trésorerie. Mais c’est le seul point commun entre les 2 factures.

La facture d’acompte sera réalisée après la validation d’un devis. Elle devra être payée avant le commencement du projet et ou du chantier. Le règlement de la facture sera unique et il peut constituer un montant important pour ton client.

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Bon à savoir : l’acompte doit être spécifié sur le devis afin d’être valide.

La facture de situation permettra d’étaler les paiements selon un calendrier et un mode de calcul convenu avec ton client. Les règlements seront alors échelonnés sur la durée de réalisation du chantier ou de la prestation.

Comment calculer le montant d’une facture de situation ?

Le mode de calcul d’une facture de situation dépendra totalement du contrat que tu as convenu avec ton client. 2 modes de calculs sont possibles :

  • Calcul du montant de la facture selon un pourcentage du montant total du projet. Tu peux par exemple convenir de facturer tous les mois 10% du projet à ton client.
  • Calcul du montant de la facture selon le détail des prestations réalisées. Si ton devis était bien détaillé et que tu as réussi à avancer sur certaines parties, tu peux te faire payer. Ce mode de calcul est courant dans le bâtiment où les différentes prestations réalisées peuvent se voir. Par exemple : réalisation du terrassement, des fondations, etc.

Ce dernier mode sera également utilisé lorsque plusieurs prestataires travaillent sur un projet en mode sous-traitance. Chaque sous-traitant fera une facture en fonction du pourcentage d’avancement des travaux et de son lot afin que l’entreprise donneuse d’ordre puis établir une facture de situation globale pour le client final.

Il est également important de trouver la bonne périodicité pour l’émission des factures de situation. Souhaites-tu facturer tous les mois ? Ou bien souhaites-tu le faire tous les trimestres ? Cela dépendra de ta situation, mais également de celle de ton client. Il faudra trouver la bonne formule pour que tu puisses avoir de la trésorerie, mais également pour que ton client puisse te payer sans problème.

Comment faire une facture de situation ?

Faire une facture d’avancement sera globalement similaire à une facture classique. Tu devras y inclure les mêmes mentions obligatoires. En revanche, tu devras également ajouter des informations spécifiques :

  • Le numéro de la facture de situation sous cette forme : « Facture de situation N°XXXX »
  • Le numéro de devis correspondant à la prestation
  • La désignation des lots ou marchés si vous faites appel à des sous-traitants
  • L’état d’avancement des travaux ou du projet dans son ensemble
  • La progression de la facture de situation précédente et le montant encore dû à payer
  • En cas de paiement d’un acompte, la date de la facture d’acompte, ainsi que le montant déjà versé

Qu’est-ce qu’une facture de clôture ?

La facture de clôture est la dernière facture que vous allez créer à la suite de ce projet ou chantier. Après l’émission et la transmission de toutes les factures de situation au client, il est nécessaire de générer une facture de clôture. Celle-ci représente la facture finale qui consolide l’ensemble des factures de situation. En plus des mentions obligatoires d’une facture classique, elle devra comporter également :

  • La mention « Facture de clôture »
  • La liste des factures émises au cours du projet. Que celles-ci soient des factures de situation ou une facture d’acompte.
  • Le montant hors taxes
  • Le montant de la TVA
  • Le montant restant à régler TTC

Lorsque vous êtes engagé dans un projet ou des travaux de longue durée, il est nécessaire de préparer une facture de clôture qui résume l’ensemble des factures d’avancement émises pendant la durée des travaux. Cette facture de clôture marque la conclusion du contrat et la fin du projet. Elle met donc fin à la relation entre vous et votre client une fois la prestation achevée.

Comme tu l’as compris, l’utilité d’une facture de situation est de pouvoir avoir de la trésorerie lorsque les travaux, les chantiers ou bien les projets doivent durer sur une longue période. Mais attention, le fait de faire des factures de situation doit être convenu via un devis ou un contrat entre ton client et toi. Tu ne peux pas décider d’envoyer une facture de situation sans l’accord de ton client. Il est donc primordial de trouver le mode de calcul des factures de situation ainsi que la périodicité selon l’état d’avancement et selon le modèle économique qui vous conviendra à tous les deux. N’oublie pas qu’utiliser un logiciel de facturation te sera d’une grande aide pour suivre ta comptabilité et t’y retrouver.

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