La réforme de la facturation électronique est en marche, et elle concerne toutes les entreprises, y compris les micro-entrepreneurs, freelances et indépendants. En tant qu’assistante administrative, vous êtes directement concernée, que vous soyez assujettie à la TVA ou non. Cette nouvelle obligation peut paraître complexe, mais elle peut aussi être une formidable opportunité d’optimisation, à condition d’être bien préparée.
Voici tout ce que vous devez savoir sur la facturation électronique pour les assistantes administratives, ses échéances, son fonctionnement, et comment vous mettre en conformité simplement.
Pourquoi la facturation électronique devient obligatoire ?
Dès septembre 2026, les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques conformes, et à partir de septembre 2027, elles devront également pouvoir en émettre. Cette réforme vise à lutter contre la fraude à la TVA, améliorer le suivi comptable, et simplifier les obligations fiscales grâce à un système de dématérialisation totale.
En tant qu’assistante administrative freelance, vous êtes au cœur de cette transformation : vous gérez des factures, vous facturez vos propres clients professionnels, et vous assurez un lien permanent avec l’administration.
Facture électronique : de quoi parle-t-on exactement ?
Une facture électronique, ce n’est pas un simple PDF envoyé par email. C’est un fichier dit « structuré », respectant un format normalisé (Factur-X, UBL ou CII). Ces formats contiennent des données lisibles par des logiciels comptables et l’administration fiscale.
Le format Factur-X est celui que la plupart des petites et moyennes entreprises utiliseront : il contient à la fois un PDF lisible par l’humain et un fichier XML intégré pour la lecture automatique.
Ce qui change pour les assistantes administratives : 3 grandes obligations
1. Réception obligatoire des factures électroniques (dès septembre 2026)
Si vous achetez vos fournitures de bureau chez Bureau Vallée, ou si vous réglez une facture Orange pour votre téléphonie pro, ces entreprises vous transmettront leurs factures dans un format électronique officiel.
À cette date, vous devrez être en mesure de recevoir ces documents dans un logiciel compatible, comme Abby, qui trie et intègre automatiquement les factures fournisseurs dans votre tableau de bord.
2. Émission obligatoire des factures électroniques (dès septembre 2027)
Si vous travaillez avec des entreprises françaises : PME, start-up, cabinets comptables ou clients réguliers, vous devrez émettre vos factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Ces plateformes transmettront vos factures directement à vos clients et à l’administration fiscale.
Exemple : un cabinet d’expert-comptable vous confie la gestion de ses relances clients. Vous lui adressez une facture. Celle-ci devra passer par une PDP, être au format Factur-X, et arriver dans son propre système de facturation conforme.
Avec Abby, vous n’avez rien à changer à vos habitudes : le format, la transmission et la conformité sont gérés automatiquement.
3. E-reporting obligatoire (dès septembre 2027)
Si vous facturez des particuliers ou des entreprises à l’étranger, vous ne serez pas concernée par l’émission de factures électroniques. Mais vous devrez transmettre régulièrement un e-reporting à l’administration : c’est-à-dire les informations essentielles de vos ventes (montant HT, TVA, date d’encaissement).
Ce reporting complétera votre déclaration URSSAF. Selon votre fréquence de déclaration (mensuelle ou trimestrielle), vous devrez faire ce e-reporting via un logiciel certifié. Abby le gère automatiquement.
Pourquoi passer à Abby pour la facturation électronique ?
- 100 % conforme : Abby deviendra Plateforme de Dématérialisation Partenaire dès 2026.
- Aucune surcharge : toutes les fonctions liées à la réforme sont comprises dans les forfaits, même le gratuit.
- Zéro stress : factures, e-reporting, archivage : tout est automatisé.Gain de temps : restez concentrée sur votre organisation clientèle, on s’occupe du reste.
Comment bien se préparer à la facturation électronique ?
Voici les étapes recommandées pour anticiper la réforme sans stress :
- Faire le point sur votre situation : identifiez si vous êtes assujettie à la TVA, le type de clients que vous avez (entreprises, particuliers, étrangers), et vos outils actuels de facturation.
- Choisir un logiciel compatible : dès maintenant, équipez-vous d’un outil qui assurera la réception, l’émission et le e-reporting en un clic. Abby propose une solution complète, gratuite pour débuter.
- Tester le format Factur-X : commencez à générer des factures dans ce format pour vous y habituer. Cela vous permettra d’anticiper le changement avant l’échéance.
- Informer vos clients : s’ils ne sont pas encore au courant, préparez un message simple pour les prévenir du passage à la facturation électronique.
- Former et vous former : suivez les tutoriels proposés par votre logiciel, consultez les ressources de la DGFIP, et n’hésitez pas à poser vos questions à Abby.
Plus vous commencez tôt, plus la transition sera simple. N’attendez pas septembre 2026 pour vous mettre en conformité : soyez prête en amont.
FAQ : facturation électronique pour assistante administrative
1. Suis-je concernée par la réforme si je suis en micro-entreprise ?
Oui. La réforme concerne toutes les entreprises, y compris les micro-entrepreneurs, qu’ils soient à la TVA ou non.
2. Dois-je arrêter de faire mes factures en PDF ?
Pas tout de suite, mais à partir de 2027, toutes les factures émises à destination de clients professionnels français devront être au format électronique structuré.
3. Que se passe-t-il si je ne me mets pas en conformité ?
Vous risquez des sanctions financières : jusqu’à 15 € par facture non conforme et 250 € par transmission de e-reporting manquante.
4. Est-ce que je peux utiliser Abby gratuitement pour la facturation électronique ?
Oui. Abby propose une version gratuite qui inclura les fonctions de base pour respecter la réforme (facture, e-reporting, réception).
5. Comment savoir si mon client est concerné par la facture électronique ?
S’il s’agit d’une entreprise ou d’une administration française, alors oui. S’il s’agit d’un particulier ou d’une entreprise à l’étranger, seule la transmission de données via le e-reporting sera nécessaire.
