Modèle de facture électronique : comment créer une facture conforme

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Lea

31 août 2023

Les nouvelles dispositions concernant la facturation électronique entre entreprises vont bouleverser ton organisation. Il faudra que tu sois apte et prêt à envoyer une facture conforme dès la mise en place. Aussi il est temps pour toi de découvrir comment créer une facture conforme et ce que doit contenir une facture électronique.

Rappel sur la facturation électronique

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA. Si la date d’entrée en vigueur a été repoussée pendant l’été 2023, d’après la loi de finance 2024, celle-ci doit commencer à être active en phase pilote dès 2025. Les entreprises travaillant avec les acteurs publics étaient déjà habituées à déposer leurs factures sur Chorus Pro, les nouvelles obligations seront plus faciles à appréhender pour eux.

La facturation électronique va concerner l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA et dont l’opération se situe en France. Les entreprises devront également transmettre à l’administration fiscale les informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Cela concerne aussi les entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers. Les données à transmettre seront le montant de l’opération et le montant de la TVA.

Le but de cette réforme est de renforcer la compétitivité des entreprises et de leur simplifier la gestion. L’Etat met notamment en avant que les délais de paiement devraient être raccourcis.  Cela permettra également à l’administration fiscale d’éviter la fraude à la TVA.

Les différents formats de facture électronique

Pour être conforme à la loi, il faudra utiliser un format de facture électronique précis. Seuls trois types de formats sont acceptés par l’administration fiscale :

  • Le format Cross Industry Invoice (CII)
  • Le format Universal Business Language (UBL)
  • Le format mixte ou hybride composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF. Ce format s’appelle factur-X.

Pour transmettre les données à l’État et faire parvenir la facture, vous passerez par un tiers :

  • une plateforme de dématérialisation partenaire
  • le portail public de facturation

C’est ce tiers qui aura la charge de communiquer les informations clés à l’administration et de transmettre la facture à votre client pour qu’il puisse la payer.

Créer un modèle de facture électronique

Avec toutes ces obligations, il peut sembler compliquer de créer des factures électroniques. Pourtant cela ne sera pas si compliqué, notamment en s’appuyant sur un bon logiciel de facturation. La gestion sera facilitée si ce dernier est également Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Découvrons comment créer une facture électronique conforme.

Tout d’abord, il faudra bien renseigner les mentions obligatoires des factures. Certaines vont notamment avoir une importance capitale dans la facturation électronique. Il s’agit notamment :

  • La date de la facture
  • le montant total hors taxe et le montant de la taxe correspondante (par taux d’imposition)
  • le montant total de la taxe due en France (en euros pour les transactions établies en devise étrangère) ;
  • la devise
  • la date des transactions
  • le numéro de facture

De nouvelles mentions vont également devenir obligatoire :

  • Le numéro SIREN de ton client
  • L’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client
  • le cas échéant, la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits »
  • la catégorie de transaction : livraison de biens, prestations de services ou opérations mixtes

Ton logiciel de facturation devra te permettre de personnaliser les champs adéquats. Il te faudra également avoir les coordonnées exactes de ton client pour générer un document conforme.

Il te faudra ensuite le faire parvenir à ton client. Et ici, il n’est plus question d’envoi par email. Il faudra passer par une plateforme tierce. En bénéficiant d’un logiciel de facturation homologué comme PDP, tu pourras le faire plus rapidement en cliquant sur un bouton.

Après la création et l’envoi de la facture, tu auras accès au statut de la facture :

  • Dépôt : lorsque la facture a été acceptée par ta plateforme
  • Rejet : lorsque la facture n’est pas conforme. Elle peut être refusée par ta plateforme ou bien celle de ton client.
  • Refus : lorsque ton client n’accepte pas la facture. Dans ce cas, il faudra le contacter pour comprendre pourquoi.
  • Encaissée : lorsque la facture est payée par le client. Les données de paiement seront également transmises.

Comme tu le comprends, il n’y aura plus besoin d’avoir des factures au format papier, puisque toutes tes factures seront disponibles dans la plateforme de dématérialisation partenaire. Tu pourras ainsi consulter directement les factures que tu as émises mais également celles que tu as reçues.

Abby le logiciel en ligne qui vous permet d’avoir une facture électronique conforme

Comme tu peux le voir dans cet article, pouvoir compter sur un logiciel de facturation en conformité sera important pour réussir ton passage à la facturation électronique. Abby te permettra d’y répondre très facilement en ajoutant les nouveaux champs obligatoires pour émettre ta facture afin que tu puisses systématiquement les remplir. Par ailleurs, Abby sera également Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ce qui te permettra de faire parvenir ta facture de manière automatisée et sécurisée. Lorsque ton client aura réglé sa facture, tu retrouveras le paiement dans ton espace et les éléments seront transmis à l’administration fiscale afin que tu sois en conformité avec tes obligations légales.

Passer dès aujourd’hui avec Abby pour l’émission de tes factures t’assure que tu ne seras pas en retard dans le futur pour le passage à la réforme et que tu répondras au standard. Cela te permettra de gagner du temps à la date à laquelle sera mise en place la réforme.

Réalise des factures en deux clics avec Abby

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