Comment faire une facture gratuitement ?

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Lea

21 septembre 2023

Tu cherches comment créer des factures gratuites ? Alors tu es tombé sur le bon article. Nous allons t’expliquer comment tu peux créer toi-même ta facture en ne négligeant aucunes mentions obligatoires. Ne t’attend pas à trouver dans cet article un modèle de facture excel ou word. En revanche, si tu lis bien l’article jusqu’au bout, tu découvriras que tu peux avoir accès à un générateur de facture gratuit en ligne et fiable. Mais 🤫, je te laisse découvrir le contenu de l’article avant la surprise.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document qui répertorie en détail les produits ou services vendus. Elle peut prendre différents noms, tels que « quittance » lorsqu’elle est émise après le paiement ou « note » lorsqu’elle est destinée à un client particulier. Ce document, à la fois commercial et comptable, est établi par le vendeur et contient des informations sur les termes de l’achat et de la vente, notamment la nature, la quantité, le poids, la qualité et le prix des produits, des marchandises ou des services fournis.

Tu devras obligatoirement émettre une facture dans les cas suivant :

  • Le client est un professionnel
  • Le client est une entité publique
  • Le client est un particulier et il demande sa facture
  • Le client est un particulier et la vente a eu lieu à distance
  • Le client est un particulier et la livraison était intracommunautaire exonérée de TVA
  • Le client est un particulier et la facture concerne une prestation de services d’un montant supérieur à 25 € TTC.

La facture à plusieurs fonctions :

  • Fonction juridique : la facture sert à démontrer la réalisation de la prestation ou la vente des marchandises. Elle constitue également une preuve du droit du vendeur à réclamer un paiement monétaire.
  • Fonction commerciale : elle précise les modalités de la transaction des biens ou des services, incluant spécifiquement le montant dû par le client.
  • Fonction comptable : elle joue un rôle de documentation comptable essentielle et est requise pour la préparation des comptes annuels d’une entreprise.
  • Fonction fiscale : c’est grâce à elle, que tu pourras calculer ta TVA (en collecte ou en déduction) et que tu pourras être contrôlé.

Les mentions obligatoires sur une facture

Afin d’être conforme, une facture doit comporter des mentions. Celles-ci sont obligatoires. Si tu souhaites faire une facture par toi-même, il faut que tu en prennes connaissance et que tu saches bien ce que tu dois mettre. Attention, en cas de non-respect des obligations, tu t’exposes à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte sur chaque facture (plafonnée au 1/4 de son montant). Voici une liste non-exhaustive :

Date d’émission et de réalisation de la prestation

Une facture doit comporter la date à laquelle tu l’édites. Tu dois également indiquer la date de la vente ou de la prestation que tu factures. Celle-ci doit être la date de fin de la prestation ou bien la date de la livraison pour les marchandises.

Bon à savoir : il est interdit d’antidater une facture notamment dans le but de bénéficier d’avantages fiscaux ou bien de favoriser la comptabilité de ton client ou la tienne.

Le titre facture

Officiellement il n’est pas obligatoire de faire apparaitre le terme Facture sur ta facture. Néanmoins, c’est vivement conseillé car ton client pourra immédiatement connaître la nature du document sans avoir à parcourir l’ensemble. Le but est d’éviter de laisser un doute à ton client 😉

Le numéro de facture

Les règles pour la numérotation des factures est très précise : chaque facture doit avoir un numéro unique. Ce numéro de facture est basé sur une séquence chronologique et continue. C’est à dire qu’il ne doit pas y avoir de trou dans les numéros de facture. Par exemple 01, 02, 03, …

Bon à savoir : tu ne peux pas supprimer une facture. C’est pour cette raison que tu n’auras pas de trou de numéro de facture. Si tu as besoin d’annuler une facture, tu devras émettre un avoir.

Il est tout à fair possible de faire des séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient. Tu peux donc utiliser un préfixe par année (ex : 2023-XXXX) ou bien par année et mois : (2023-09-XXX).

Bon à savoir : le numéro de facture doit figurer sur toutes les pages de la facture.

Pour en savoir plus sur la numérotation des factures, tu peux lire notre article dédié : comment numéroter ses factures ?

L’identité de l’acheteur

Il est obligatoire de faire figurer les informations de l’acheteur sur une facture. Voici les éléments qui doivent obligatoirement figurer :

  • Nom (ou dénomination sociale dans le cas d’une entreprise)
  • Adresse du client ou bien du siège social de l’entreprise
  • Adresse de livraison si différente du siège social

Avec l’arrivée prochaine de la facturation électronique, de nouvelles informations seront obligatoirement demandées pour l’identité de l’acheteur professionnel. Il s’agit notamment du numéro Siren ou siret du client.

Ton identité

Concernant tes informations, il faudra y faire apparaitre plus de données que celles de ton client. Il est notamment obligatoire d’afficher sur ta facture les mentions suivantes :

  • Dénomination sociale (ou bien le nom et prénom pour les entrepreneurs individuels)
  • Adresse du siège social
  • Adresse de facturation (si différente du siège sociale)
  • Numéro Siren ou Siret
  • Forme juridique et le capital social (pour les sociétés)
  • Le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants)
  • Le numéro du répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).

Bon à savoir : si ton entreprise est en cours d’immatriculation et que tu n’as pas encore de numéro SIRET, tu dois faire apparaitre « SIRET en cours d’attribution ». Mais c’est le nom de ta société qui doit apparaître et pas ton nom.

Le numéro d’identification à la TVA

Le numéro de TVA doit obligatoirement apparaître sur la facture. Cela concerne le vendeur et le client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA). Cette obligation n’est valable que pour les factures dont le montant total HT est supérieur à 150 €.

Si tu n’es pas assujetti à la TVA, tu devras faire apparaitre la mention suivante : « TVA non applicable, art 293 B du Code Général des Impôts (CGI) »

Lire aussi : TVA et auto-entreprise

La désignation du produit ou de la prestation

La facture doit contenir une description complète et détaillée des produits ou services fournis. Cela inclut des informations telles que la nature précise des produits, leur marque, et leur référence s’ils sont disponibles. Pour les services, la facture devrait également spécifier la main-d’œuvre fournie, y compris le nombre d’heures travaillées ou d’autres unités de mesure appropriées. De plus, elle doit mentionner les matériaux ou composants fournis dans le cadre de la prestation de services ou de la vente de produits. Cette précision dans la description des biens et services rend la facture transparente et facilite la compréhension pour toutes les parties concernées.

Le prix unitaire et les éventuelles remises de prix

Sur la facture, chaque produit vendu doit être clairement détaillé, notamment en ce qui concerne son prix unitaire avant l’ajout de la TVA, aussi bien que la quantité achetée. De plus, le taux de TVA appliqué à chaque produit ou service doit être spécifié. Il est essentiel d’inclure également tout rabais ou remise applicables, permettant ainsi une transparence totale sur le calcul du montant total à payer.

Pour les services fournis, il est important de mentionner le taux horaire hors TVA, la durée de la prestation de service et le montant total avant l’ajout de la TVA. De cette manière, le client peut facilement comprendre comment le coût total est calculé.

Ces informations précises concernant les prix, les quantités, les taux de TVA, ainsi que les remises ou rabais éventuels, jouent un rôle essentiel dans la clarté de la facture, garantissant que les parties concernées comprennent parfaitement le montant total dû pour les biens ou les services.

La TVA

La facture doit être particulièrement explicite si elle concerne des produits ou services soumis à différents taux de TVA. Chacun de ces taux doit être clairement indiqué sur des lignes distinctes, permettant ainsi une traçabilité précise des montants imposables. Il est essentiel que la facture affiche à la fois le montant hors taxe (HT) et le montant toutes taxes comprises (TTC) pour chaque élément facturé. Cette double présentation garantit une transparence totale concernant les montants imposables et la TVA applicable, permettant de comprendre facilement le calcul final du coût total de la transaction

Le délai de paiement

La facture doit également inclure des informations cruciales concernant les modalités de paiement. Cela implique de préciser la date limite à laquelle le règlement doit être effectué, permettant ainsi au client de savoir quand s’acquitter de la somme due. De plus, en cas de possibilité d’escompte pour paiement anticipé, les conditions relatives à cet escompte doivent être clairement indiquées, y compris le pourcentage d’escompte offert et la date limite pour bénéficier de cette réduction.

Dans le cas où aucune offre d’escompte n’est prévue, il est impératif d’en informer le client en spécifiant clairement sur la facture : « Escompte pour paiement anticipé : néant« . Ces détails concernant la date de paiement, les conditions d’escompte, ou l’absence d’escompte, sont essentiels pour que le client puisse planifier ses paiements de manière adéquate et comprendre les avantages ou les limitations liés à la période de règlement.

A lire également sur notre blog : Tout savoir sur le délai de paiement d’une facture.

Le taux des pénalités de retard

La facture doit aussi inclure des informations cruciales concernant les conséquences en cas de non-paiement à la date convenue. En cas de retard de paiement, il peut y avoir des pénalités de retard qui seront exigibles sans nécessiter un rappel préalable. Il est important de noter que si les pénalités de retard ne sont pas spécifiées sur la facture, le taux légal de pénalité s’applique automatiquement. Ces dispositions visent à encourager les paiements en temps voulu et à informer le client des conséquences financières en cas de retard de règlement.

Le montant de l’indemnité forfaitaire

La facture doit également faire mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € prévue pour les frais de recouvrement en cas de retard de paiement. Cette indemnité représente un montant fixe qui peut être exigé en sus du paiement dû en cas de non-respect des délais de paiement convenus. Elle vise à couvrir les frais engagés par le créancier pour récupérer les sommes dues en cas de retard de règlement. La mention de cette indemnité sur la facture informe le client de l’obligation de la payer en cas de retard de paiement, conformément aux dispositions légales.

La mention de l’assurance professionnelle

Lorsque ton activité relève d’un secteur artisanal où une assurance professionnelle est requise, telle que l’assurance décennale pour les artisans du bâtiment ou la responsabilité civile professionnelle pour tous les auto-entrepreneurs, il est impératif que tu fournisses les informations suivantes sur la facture : le nom de l’assureur ou du garant, ainsi que l’étendue géographique de la couverture offerte par le contrat ou la garantie.

Comment créer une facture simple ?

Maintenant que tu connais toutes les mentions devant figurer sur ta facture, à toi de jouer. Il suffit d’un tableur de type Excel ou bien d’un éditeur de texte comme Word pour réaliser une facture. Tu peux même faire une facture en ligne via Google doc. Tu trouveras probablement de nombreux modèles de facture à télécharger en ligne gratuitement pour te permettre d’avoir une facture à ton image. Tu pourras ensuite la télécharger ou enregistrer au format pdf.

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Faire une facture en ligne

Néanmoins, tu devras être attentif au numéro de la facture que tu vas éditer. C’est le véritable piège lorsque tu décides d’établir une facture toi-même. Il est plus simple de se tourner vers un logiciel de facturation te permettant de rédiger des factures gratuitement. Abby te permet de gagner du temps et propose dans son forfait basique la possibilité de facturer tes clients simplement et gratuitement. Grâce à Abby tu bénéficieras d’un outil te permettant de générer des factures en ligne gratuitement avec des fonctionnalités qui te simplifieront la vie comme :

  • L’incrémentation automatique des numéros de facture
  • Le calcul automatique de la TVA selon le taux appliqué
  • Avoir un répertoire client
  • Créer une bibliothèque d’article
  • Te faire payer en ligne via un lien automatiquement ajouté
  • Emettre des devis que tu pourras transformer en facture une fois validé
  • Avoir l’estimation, la déclaration et le paiement Urssaf

Pour bénéficier d’un logiciel de facturation totalement gratuit et éditer ta première facture, il te suffit de t’inscrire sur Abby

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