Construire sa base de données clients sur Excel

Quel intérêt de construire une base de données clients sur Excel ? C’est ce que nous allons tenter de t’expliquer en détail dans cet article !

Rassemble tes données existantes

Dans un premier temps, si tu souhaites construire une base de données clients sur Excel, il est important que tu listes l’ensemble de tes clients. Pour ce faire, il te suffit d’aller fouiller dans tous tes supports :

• L’agenda
• Le carnet de contacts
• La facturation
• Le devis

Définis la fréquence d’achat cible de ton activité

Ensuite, tu peux définir le comportement de tes clients, en te basant sur une fréquence d’achat de référence. Ainsi, tu peux définir des portraits plus précis de tes clients et en particulier de ton client fidèle.

Par exemple, ton fameux client fidèle peut faire appel à tes prestations, tous les mois, plusieurs fois par mois, tous les trimestres etc…

Cela dit, si l’activité est juste ponctuelle, dans ce cas, il ne s’agira pas de fidélisation. On te recommande alors de privilégier l’analyse de devis et le taux de conversion de contrat.

Compile toutes tes données et remplis ton fichier

La compilation de ton fichier client devra contenir l’ensemble de ces différents éléments :

• La liste des clients
• Les coordonnées et la provenance de ces clients :

Entreprise : mail, adresse, tel, activité, CA, nombre de salariés

Particulier : mail, adresse postale profession, âge, sexe

• Remplir un historique d’achats datant d’au moins 3 années :

Le nombre de factures

Le montant total de leurs achats

Place à l’analyse !

Concernant l’analyse de ces données, tu auras besoin d’utiliser les fonctions :

• Somme
• Moyenne

Ensuite, tu devras trier par catégories :

• Les clients actifs : au total et sur chaque période
• Identifier les clients : les plus anciens, les plus récents, les plus fidèles, les plus importants (CA)
• La place du client dans l’entreprise : le panier moyen, la fréquence d’achat, l’ancienneté, l’ancienneté du dernier achat
• Les moments clés de ton activité : les mois où tu le plus de travail, l’évolution globale de ton activité

Cible tes actions

Une fois que tes clients sont triés et bien catégorisés, tu pourras, d’une part les repérer plus facilement et rapidement, d’autre part, déterminer les actions précises et adéquates à mettre en place en fonction des différents profils !

Suis l’avancée de tes résultats

La mise en place de cette base de données clients est un investissement sur le long terme. Il est important qu’elle soit tenue à jour régulièrement afin que tu puisses, apporter les modifications nécessaires en cas de changements ou d’évolution de ta clientèle.

Tu l’auras compris, construire une base de données clients sur Excel, pour ton auto-entreprise, ce n’est pas si compliqué. En plus, il s’agit d’un élément clé pour le développement de ton activité. Mieux tu connaîtras ta clientèle, mieux tu pourras la satisfaire et plus tu auras de clients fidèles.

Cependant, l’obtention d’une licence Excel a un coût et n’est pas forcément l’option la plus pratique ! Nous conseillons plutôt d’opter pour un outil dédié à la gestion d’une base de données clients comme on le propose sur Abby !

Alors si toi aussi, tu souhaites entrer dans ce cercle vertueux, tu n’as plus qu’à le mettre en place sans plus attendre ! 🚀

FAQ – Construire sa base de données clients sur Excel