Lorsqu’on est indépendant comme toi, il faut savoir gérer une multitude de tâches : chercher des clients, faire ton métier, répondre aux clients, faire la comptabilité, faire l’administratif, etc. Il est donc tout à fait possible que tu puisses à un moment donné commettre une erreur dans la facturation de tes clients. Dès que tu t’en rendras compte, tu te poseras la question de savoir comment gérer ce cas. Comment modifier ou annuler la facture que tu viens d’émettre ? Nous te donnons toutes les réponses dans cet article pour que tu puisses le faire en toute légalité et t’assurer de bonnes relations avec ton client.
Pourquoi vouloir supprimer ou annuler une facture ?
Les raisons de vouloirs supprimer ou bien annuler une facture sont multiples. La plupart du temps, c’est à cause d’une erreur de facturation. Cette erreur peut prendre plusieurs formes : une erreur d’édition, des mentions obligatoires manquantes, un retour produit, une annulation de commande de la part du client.
Dans le cas d’une erreur d’édition lors de la création de la facture, il peut s’agir :
- d’un montant incorrect
- d’une erreur de quantité
- d’une erreur de coordonnées du client
Dans le cas où une mention obligatoire est absente de ta facture, le risque est très important puisque tu ne respectes pas les règles de facturation.
Ton client peut également faire le choix de retourner un produit non conforme ou bien choisir d’annuler la commande, car il a changé d’avis. Autant de cas possible pour lesquels tu pourras avoir besoin de supprimer ou bien annuler une facture. Dans la vie d’une entreprise, ces différents cas se produiront plus que tu ne le penses.
Puis-je supprimer une facture ?
Pas besoin de tourner autour du pot. Les factures qui ont été émises ne peuvent pas être supprimées. Dans le cas d’une erreur de facturation, tu ne pourras pas supprimer une facture pour la remplacer par une facture corrigée, car il ne peut pas y avoir de trou dans les numéros de facture.
L’erreur étant humaine, une solution existe pour que tu puisses corriger et rectifier ton erreur. Tu pourras annuler la facture que tu as émise pour la remplacer (ou pas) par une facture rectificative. Ainsi, tu n’auras pas de manque dans la numérotation de tes factures et tu seras donc conforme à la réglementation en vigueur sur la facturation.
Comment annuler une facture ?
Pour annuler une facture, il va y avoir plusieurs cas à envisager. Cela dépendra si ton client a déjà payé la facture ou pas. Découvrons comment faire une annulation de facture simplement et de manière réglementaire !
Cas d’une facture acquittée
Une facture est considérée comme acquittée lorsque que ton client a payé la totalité de la facture. Dans ce cas, la solution pour annuler la facture est d’établir une facture d’avoir. Celle-ci comportera une somme négative correspondant au montant de la facture originale. Cette facture devra faire référence à la date et au numéro de la facture initiale afin que ton client puisse lier les deux documents.
Dans le cas où ton client a annulé sa commande et ne souhaite pas repasser une nouvelle commande, tu devras procéder au remboursement des sommes que tu auras perçus en paiement de la facture déjà réglée.
Lorsque tu avais commis une erreur de facturation ou que ton client retourne seulement une partie de la marchandise, tu pourras émettre une nouvelle facture qui n’aura pas de nécessité de faire référence à la facture originale. Si ton client te doit encore de l’argent, il devra régler la différence entre la nouvelle facture et celle qui a été annulé. Dans le cas où tu lui dois de l’argent, tu peux soit procéder au remboursement, soit attendre une prochaine facture pour régulariser la situation.
Si ton client a annulé sa commande et souhaite repasser une commande prochainement, il pourra s’il le souhaite déduire l’avoir des prochaines factures qu’il recevra de ta part.
Cas d’une facture non acquittée
Une facture est considérée non acquittée lorsque tu l’as fait parvenir à ton client, mais que celui-ci n’a pas encore procédé au règlement. Ici, tu as 2 choix possible selon la relation commerciale avec ton client. Soit, tu es dans une annulation complète de la commande sans nouvelle facturation. Soit dans une annulation partielle à cause notamment d’une erreur de ta part.
Pour le cas où tu es sur une annulation complète de la facture, alors tu devras créer une facture d’avoir comme dans le cas précédent. Cet avoir permet d’annuler une facture non payée en totalité. Ton client n’aura pas de paiement à faire et de ton coté, ta comptabilité sera conforme puisque tu ne recevras pas de paiement.
Si tu te retrouves dans le cas d’une annulation partielle, alors la solution la plus simple sera d’établir une facture rectificative à ton client. Cette nouvelle facture annule et remplace la facture initiale. Attention, cette facture rectificative doit faire référence à la facture annulée et mentionner l’annulation de la facture originale. Notamment le numéro de la facture et la date de facturation. Elle comportera un nouveau numéro de facture distinct du précédent. Il faudra bien préciser à ton client que cette facture annule et remplace la précédente avec qu’il puisse procéder qu’à un seul règlement et non 2. Le règlement sera celui de la seconde facture émise. Dans l’éventualité où ton client a réglé les 2 factures, il faudra procéder à un remboursement du trop-perçu.
Est-ce possible de modifier une facture ?
La modification d’une facture est tout à fait possible. Dans le cas de la modification d’une facture, on doit distinguer 2 cas : est-ce une modification faite avant ou après l’envoi au client ? La marche à suivre sera différente.
Modifier une facture non envoyée au client
Si tu te rends compte que tu as commis une erreur sur une facture avant de l’envoyer au client, alors tu pourras la corriger directement avant l’envoi. En faisant attention à bien conserver le même numéro et conserver les mêmes mentions. Si tu utilises un logiciel de facturation comme Abby, tu ne pourras pas le faire. Dans ce cas précis, tu pourras créer un avoir que tu n’auras pas à envoyer à ton client. Cet avoir annulera la facture initiale et tu pourras alors faire une facture rectificative avec un nouveau numéro de facture.
Modifier une facture envoyée au client
Si tu t’aperçois d’une erreur de facturation après l’envoi à ton client, alors tu pourras créer une facture rectificative que tu n’auras qu’à lui faire parvenir. Sur cette facture, tu devras faire apparaitre les mentions suivantes :
- « Annule et remplace la facture n° en date du » : en indiquant le numéro de la facture originale ainsi que sa date d’émission.
- Comporter un numéro de facture propre et non attribué à une autre facture
- Toutes les mentions obligatoires des factures
Notre conseil : lorsque tu lui feras parvenir la facture rectifiée, précise à ton client qu’il pense à annuler la précédente facture en comptabilité afin de ne pas procéder à un double paiement. Cela ferait perdre du temps à tout le monde.
Quels sont les risques en cas d’erreur de facturation ?
Commettre des erreurs de facturation non corrigées n’est pas sans conséquence. Selon l’article 1737 du Code Général des Impôts (CGI), en cas d’omission ou d’inexactitude constatée dans les factures, une amende sera appliquée. Cette amende sera de 15 € par mention manquante sans que le montant puisse dépasser 25% du montant de la facture. Les mentions manquantes ou inexactes étant le plus susceptible de faire l’objet d’une amende sont les suivantes :
- Date de la facture
- Numéro de la facture
- Nom et adresse du vendeur
- Nom et adresse du client
- Quantité, dénomination précise, prix unitaire HT et du taux de TVA des produits et services
- Numéro d’identification de TVA
- Absence de la mention : « exonération TVA – article 262 ter-I du CGI ».
Cette liste n’est pas exhaustive, mais suffisamment précise pour que vous soyez attentif lors de la facturation pour éviter des erreurs.
Ce que tu dois retenir de cet article, c’est que tu ne peux pas supprimer de facture. Cela n’est pas autorisé puisqu’il faut toujours avoir une continuité dans les numéros. La seule chose que tu puisses faire, c’est de modifier ou annuler une facture. L’annulation consiste tout simplement à créer un avoir partiel ou total de la facture initiale. La modification consistera à la création d’une facture rectificative qui suivra des règles bien précises pour être conforme aux yeux de la loi. Comment Abby peut t’aider dans ce cas ? Abby te permet de créer des avoirs sur les factures acquittées ou non acquittées. Tu trouveras la procédure complète en cliquant ici : Comment supprimer, modifier ou annuler une facture sur Abby. C’est d’ailleurs la solution que nous te conseillons, car c’est la plus simple pour tous les acteurs : le client, ton comptable et toi. Faire une facture rectificative est source d’une potentielle erreur.
Tu n’utilises pas encore Abby ? Viens essayer gratuitement le logiciel de facturation idéal pour les indépendants.
