Devenir assistante administrative indépendante : ce que tu dois savoir

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Florian

4 avril 2024

Tu souhaites lancer ta propre activité d’assistante administrative à ton compte ? C’est une excellente idée ! Il s’agit d’un métier aux missions variées, nécessitant différentes compétences et dans lequel tu peux bénéficier d’une grande autonomie dans le cadre d’une activité freelance.

Si tu désires en savoir plus sur ce métier, tu es au bon endroit ! Missions, formations, diplômes, démarches pour créer ton statut, mais aussi conseils pour développer ton activité… On t’explique tout sur le blog Abby ! 😉

Quelles sont les missions d’une secrétaire indépendante ?

Les missions d’une secrétaire indépendante peuvent être très variées. De façon générale, le métier a pour objectif de soulager des professionnels (en tant qu’assistante de direction par exemple), mais aussi aider des particuliers, en les assistant dans différentes tâches administratives. 

Ci-dessous, nous t’avons listé quelques missions courantes, souvent confiées à un assistant de gestion freelance :

Gestion administrative

  • Gestion des courriers
  • Gestion des appels téléphoniques
  • Traitement des factures et des devis
  • Saisie de données
  • Classement et archivage
  • Préparation de documents et de présentations
  • Suivi administratif

Gestion comptable

  • Tri et catégorisation des dépenses
  • Préparation des déclarations fiscales
  • Suivi de la trésorerie

Assistanat commercial

  • Prospection commerciale
  • Suivi des dossiers clients
  • Prise de rendez-vous
  • Gestion des agendas

Gestion des ressources humaines

  • Gestion des recrutements
  • Préparation des paies
  • Gestion du personnel et des congés

Cette liste est évidemment non exhaustive ! En fonction de ton client, tu peux être amené à te consacrer à toutes sortes de missions. Avec la même finalité : faire gagner du temps à ton client et lui faciliter la vie !

Secrétaire au travail

Le métier d’assistant administratif très plébiscité par les particuliers

En tant que secrétaire en statut auto-entrepreneur / micro-entrepreneur, n’hésite pas à te faire connaître auprès des particuliers ayant besoin d’une aide à domicile pour leurs tâches administratives.

En effet, de plus en plus de particuliers (personnes âges, personnes dépendantes ou autres) sont intéressées par de l’assistance administrative sur différents points :

  • Gestion et rédaction de courriers et/ou d’emails
  • Paiement des factures
  • Actes administratifs divers (démarches auprès de la CAF, des impôts, etc)
  • Préparation de dossiers (inscriptions scolaires, demande de carte grise, rédaction de constats, etc.)
  • Aide informatique, formation à la bureautique et assistance aux démarches en ligne
  • Recherche de prestataires
  • Etc.

Quelle formation et quel diplôme pour devenir assistante administrative indépendante ?

👉 Cette profession n’est pas réglementée. Cela signifie que tu peux l’exercer sans formation ni diplôme spécifique.

Toutefois, il est fortement conseillé de suivre des formations adaptées. En mettant en avant ton cursus, dans ton approche commerciale, cela peut aussi rassurer tes potentiels clients !

Quelques formations utiles pour devenir secrétaire indépendante :

  • BEP métiers du secrétariat
  • Bac Pro / Licence professionnelle en gestion administrative
  • BTS gestion PME-PMI
  • BTS assistant de gestion
  • BTS assistant de direction
  • BTS comptabilité et gestion
  • BTS support à l’action managériale
  • Autres formations et diplômes en lien avec la gestion et l’administration

💡A savoir : des formations professionnelles permettent également de monter en compétences sur la gestion administrative et commerciale. Soit des éléments importants pour performer dans ce métier !

Secrétaire avec agenda

Les compétences requises pour exercer le métier d’assistant administratif freelance

Au-delà des diplômes et de l’expérience professionnelle, le métier requiert quelques compétences (et qualités) spécifiques pour s’épanouir pleinement. En voici quelques unes :

🔹Etre organisé : une méthodologie rigoureuse est cruciale pour maintenir l’ordre dans les dossiers et les démarches des clients. C’est également essentiel, pour toi, afin de pouvoir facilement passer d’un client à l’autre (avec différents besoins). Tu dois être organisé et polyvalent dans tes différentes missions.

🔹Etre pédagogue : dans le cadre de ton métier de secrétaire à domicile, tu dois être capable d’expliquer, le plus clairement possible, les actions entreprises. Dans cet objectif là, tu dois également savoir faire preuve de patience, tout en assurant de la discrétion à tes clients. Le relationnel étant un aspect très important dans ce type de métier.

🔹Faire preuve de polyvalence : pour pouvoir aider et conseiller au mieux tes clients, il est toujours très intéressant d’avoir une gamme étendue de compétences et de connaissances dans des domaines variés. Cela peut concerner la fiscalité, les outils informatiques, la législation, etc.

🔹Etre flexible : en tant qu’entrepreneur, la capacité à s’adapter aux horaires, aux éventuelles contraintes et aux besoins changeants des clients est primordiale. Tu dois être capable d’intervenir rapidement (et parfois même en dehors des heures de travail conventionnelles).

Crée ta micro-entreprise pour devenir secrétaire indépendante freelance

Le plus facile, pour lancer ton activité d’assistant administratif indépendant, est de t’inscrire en tant que micro-entrepreneur. C’est à la fois facile, rapide et gratuit !

👉 Depuis le 1er janvier 2023, la création d’une micro-entreprise s’effectue en ligne via le Guichet unique des formalités des entreprises. Sur cette plateforme, tu dois :

1. Renseigner tes informations personnelles ainsi que le nom de ton entreprise.
2. Choisir ton activité et ton régime fiscal.
3. Déclarer ton chiffre d’affaires et payer tes cotisations sociales.

La déclaration de services à la personne (SAP), un atout majeur pour travailler uniquement auprès de clients particuliers

Le secrétariat à domicile fait partie des activités de services à la personne autorisées en micro-entreprise.

Même si elle n’est pas obligatoire, il est fortement conseillé de réaliser une déclaration SAP afin de faire profiter d’avantages fiscaux à tes clients :

  • Un crédit d’impôt de 50 % sur le montant total de tes prestations
  • Un paiement possible avec des CESU préfinancés (Chèques emploi service universel)

De nombreuses personnes ne connaissent pas encore ce fonctionnement. Pense donc à le mettre en avant dans tes démarchages et dans ta communication. Il s’agit d’atouts très intéressants pour obtenir de nouveaux clients et développer ton activité de secrétaire à domicile SAP !

💡Bon à savoir : pour cette gestion administrative spécifique (crédit d’impôt et CESU), n’hésite pas à opter pour l’appli spéciale SAP d’Abby. Elle prend en compte toutes ces spécificités pour te faire gagner du temps, à toi aussi, dans tes différentes tâches administratives.

👉 En tant qu’assistant administratif en micro-entreprise, tu peux effectuer ta déclaration SAP via la procédure en ligne Nova.

Quelques conseils pour développer ton activité d’assistante indépendante

Devenir assistante indépendante est souvent une belle et stimulante aventure entrepreneuriale ! Découvre ici quelques conseils pour t’aider à développer ton activité d’assistante indépendante 😉

1️⃣ Propose une offre claire auprès d’une cible spécifique

Commence par identifier ce que tu aimes le plus faire, ainsi que tes compétences clés. Ensuite, réfléchis à ta cible : à qui souhaites-tu proposer tes services (TPE, PME ou particuliers) ? Cela te permettra d’optimiser ta communication et proposer des offres adaptées. Rien de mieux pour maximiser tes chances de plaire à un grand nombre de prospects !

2️⃣ Rends-toi visible et mets en avant tes avantages

Que ce soit par Internet (site web, réseaux sociaux ou autres) ou via des supports physiques (affiches, prospectus, etc), tu as également tout intérêt à te rendre un maximum visible.

Sur ces supports, tu peux communiquer sur tes services et sur tes compétences, sans oublier de mettre en avant des offres spéciales ou des arguments forts pour susciter l’intérêt de ta cible.

Pense notamment à évoquer l’avance immédiate sur le crédit d’impôt ! Et en plus, c’est très facile à gérer pour toi en utilisant Abby 😉

3️⃣ Prospecte activement et développe ton réseau

N’attends pas que tes clients viennent à toi : prends le temps de prospecter ! Participe à des événements professionnels, rejoins des réseaux et utilise des plateformes de mise en relation pour trouver des clients. N’hésite pas non plus à contacter directement des prospects pour leur proposer tes services !

4️⃣ Fidélise tes clients et développe des partenariats

Dans l’exercice de ton activité, il est essentiel d’offrir un service irréprochable à tes clients, tout en restant à l’écoute de leurs besoins pour essayer d’y répondre au mieux.

Tu peux aussi leurs proposer des offres personnalisées et des services complémentaires pour les fidéliser. Il peut également être intéressant de créer des partenariats, avec d’autres professionnels indépendants, pour élargir ton offre et proposer des solutions complètes à tes clients.

5️⃣ Continue à te former au fil du temps

Il est également essentiel de maintenir tes compétences à jour et en développer de nouvelles ! Même si tu as de plus en plus de travail, prends le temps de participer à des formations, des ateliers et/ou des conférences pour acquérir de nouvelles connaissances et développer ton expertise. Pense également à effectuer une veille régulière autour de ton métier et de tes activités. Tu pourras ainsi gagner en pertinence et en cohérence dans ton travail de secrétaire indépendant !

6️⃣ Utilise des outils adaptés à ton activité

Pour performer au mieux dans ton métier, prends également le temps de te renseigner sur les meilleurs outils et solutions qui te permettront d’optimiser ton quotidien. En tant qu’entrepreneur, tu peux notamment avoir besoin d’une bonne appli de gestion pour gagner du temps et pouvoir te consacrer davantage à ton cœur de métier.

👉 Pour cela, n’hésite pas à tester Abby ! Spécialement destinée aux indépendants, notre solution complète te permet de facturer et d’effectuer des déclarations en toute facilité, mais aussi de simplifier ta comptabilité et organiser ton quotidien de façon optimale.

Tu as désormais toutes les cartes en main pour lancer ton activité d’assistante administrative indépendante en toute sérénité et la faire décoller ! 😉

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