Comprendre les frais de débours pour les auto-entrepreneurs

Lea

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13 octobre 2021

Tous les auto-entrepreneurs ne connaissent pas la notion de frais de débours. Pourtant, les frais de débours constituent un moyen légal et efficace pour permettre aux auto-entrepreneurs de déduire leurs achats professionnels. Normalement, le statut d’auto-entrepreneur ne permet pas de déduire des frais sur le chiffre d’affaires. Les frais de débours présentent donc plusieurs avantages pour l’auto-entrepreneur :

  • Pas d’imposition sur ces frais
  • Une réduction des cotisations
  • Une facturation directe entre le vendeur et le client
  • La possibilité de déduire certains frais

Alors comment cela se passe ? Comment s’y prendre pour la facturation ? Quels sont les avantages pour vos clients ? On vous explique tout dans cet article !

Les frais de débours pour les auto-entrepreneurs, qu’est-ce que c’est ?

Les frais de débours permettent de réaliser les achats nécessaires à la réalisation de votre service au nom de votre client et pour son compte. La facture de ces achats est au nom de votre client, ce qui vous permet de demander un remboursement. Plus simplement, les frais de débours correspondent à une somme avancée au nom de votre client. Les frais de débours ne peuvent pas faire l’objet d’une refacturation. Autrement dit, le remboursement se fait avec le montant exact sur présentation de la facture. Il n’est donc pas possible d’exercer une marge.

Par exemple : un auto-entrepreneur plombier a besoin d’acheter du matériel pour réaliser sa prestation. Il va donc avancer la somme nécessaire pour cet achat et demander une facture au nom de son client. Une fois sa prestation terminée, il demandera le remboursement des frais de débours à son client en présentant une copie de cette facture.

Les frais de débours pour les auto-entrepreneurs, quels avantages ?

Les frais de débours représentent des avantages et des intérêts autant pour l’auto-entrepreneur que pour le client.

Les avantages pour l’auto-entrepreneur

La déduction des frais du chiffre d’affaires n’est donc pas en théorie possible au sein d’une auto-entreprise.

Avec les frais de débours, l’auto-entrepreneur a une possibilité légale et efficace de le faire. Comme les frais de débours ne sont pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires, les cotisations de l’auto-entrepreneur sont revues à la baisse. Ce qui représente le principal avantage de cette solution pour les auto-entrepreneurs.

Selon l’article 267 du code général des impôts, les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition. L’auto-entrepreneur se positionne alors comme un intermédiaire entre son client et son fournisseur, et ne sera pas responsable du matériel.

Les avantages pour les clients

Comme la facture est à son nom, cela permet au client de s’assurer qu’il ne payera pas le matériel au-dessus de son prix en magasin. Cela lui permet également de bénéficier des services après-vente et des garanties des magasins/des produits. À savoir qu’il récupère également la TVA sur ces achats.

Mais comment facturer les frais de débours pour les auto-entrepreneurs ?

Pour facturer des frais de débours à vos clients, il faut respecter certaines bonnes pratiques.

Tout d’abord, vous êtes tenu de mentionner vos frais de débours dans votre facture globale. Pour facturer ces frais, il faudra écrire dans chaque ligne de la facture, la prestation réalisée et les débours correspondants pour chaque service. Pour vous faire rembourser, il faudra fournir chaque justificatif avec la facture. Et enfin, pour le paiement de vos cotisations sociales, il est évident qu’il faut mentionner le prix de prestation.

Les frais de débours pour les auto-entrepreneurs, quelles sont les règles à respecter ?

Comme pour les facturer, pour utiliser les frais de débours correctement il faut respecter certaines règles :

Avoir l’accord écrit de votre client

Avant d’engager n’importe quels frais de débours, il vous faudra l’accord écrit de votre client. Il est essentiel d’avoir cet accord pour attester de la demande de réalisation d’achat avec le budget alloué. Cela permet aussi de vous protéger en cas de contestation de la part de votre client. Grâce à cet accord, le client sera obligé de rembourser les frais engagés.

Reporter le montant exact des frais

Comme évoqué plus haut dans cet article, il est strictement interdit de réaliser une marge sur les frais de débours. Vous devez donc reporter uniquement la somme exacte dépensée au nom de votre client.

Garder toujours les justificatifs

Pour justifier ce que votre client doit vous rembourser en frais de débours, il est impératif de garder tous les justificatifs : ticket de caisse, factures… Comme évoqué, il faudra les joindre à la facture finale pour le paiement de votre prestation et le remboursement de ces frais.

Quels sont les frais qui peuvent être considérés comme frais de débours pour les auto-entrepreneurs ?

Tous les frais ne peuvent pas être considérés comme des frais de débours pour un auto-entrepreneur. Il est très important de faire la différence entre les frais de débours et les frais de fonctionnement.

Mais quelle est la différence entre les frais de débours et les frais de fonctionnement ? C’est assez simple, les frais de fonctionnement ne peuvent pas être considérés comme des frais de débours en auto-entreprise. Par exemple, les frais de déplacement ou encore les frais liés au matériel nécessaire et propre à votre activité ne peuvent pas représenter des frais de débours.

Globalement, les frais de débours pour les auto-entrepreneurs concernent :

  • Des achats de marchandises dans le cadre d’une prestation de services
  • L’achat de matière première nécessaire à la réalisation du service : tissu, nourriture à cuisiner…
  • Les frais de port pour la réalisation de la prestation
  • Les frais de déplacement pour réaliser une mission uniquement si le client a décidé de les payer pour vous

Bien sûr, pour facturer les frais de débours, il vous faudra un système de facturation qui vous permet de les insérer dans cette dite facture. Et vous savez quoi ? Sur Abby, vous avez la possibilité de facturer vos clients en précisant vos frais de débours !

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