Quelles sont les règles pour les frais de déplacement d’un auto-entrepreneur ?

En tant que micro-entreprise, tu ne peux pas déduire tes charges puisque selon ton régime, tu as droit à un abattement fiscal ou bien une réduction de ton taux d’imposition (lire ici pour connaître la différence). Pour les indépendants, l’utilisation d’un véhicule personnel pour se déplacer chez un client ou un prospect ne pourra donc pas faire l’objet d’un remboursement. Néanmoins quelques astuces existent pour que tu puisses rentrer dans tes frais.

Frais kilométriques et auto-entrepreneur le Récap

Tu ne souhaites pas lire l’ensemble de l’article ? Ce n’est pas grave, voici un résumé pour t’aider à gagner du temps. Sinon tu peux passer à la suite 😉

En tant que micro-entreprise, tu ne peux pas faire des notes de frais et te les faire rembourser. Tu ne peux donc pas tous les mois utiliser le barème des frais kilométriques. Dès lors, comment se faire rembourser les frais de déplacement que tu as engagé ? Il existe 2 solutions très simple :

Faire payer ton déplacement à ton client

Cette solution te permet de prendre en compte dans ton calcul de frais de déplacement toutes les charges et frais professionnels que tu souhaites. Tu peux donc utiliser les frais kilométriques, par exemple pour calculer au plus juste. Tu dois les inclure dans ton devis pour que le client puisse accepter ton offre et ainsi lui facturer. En revanche, il faut bien garder en tête que cette méthode va avoir un impact sur ton chiffre d’affaires et que donc tu paieras des cotisations et de l’impôt sur cette somme.

Utiliser les frais de débours pour faire payer ton client

La 2ème solution consiste à obtenir l’accord de ton client pour qu’il paye le coût réel du déplacement. Il faudra alors faire établir les factures au nom de ton client pour que celui-ci puisse les déduire de ses charges. Cette procédure particulière suit des règles et procédure stricte dont nous parlons dans cet article. L’avantage pour toi est que tu pourras déduire les frais de débours de ton chiffre d’affaires puisque tu auras simplement fait une avance. L’avantage pour ton client, c’est qu’il pourra récupérer la TVA puisque ce n’est pas toi qui lui facture les frais. L’inconvénient pour toi, c’est que tu ne pourras pas marger sur les frais de déplacement, et que tu ne pourras pas utiliser le barème des frais kilométriques.

Qu’est-ce que les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques sont une compensation financière pour l’utilisation d’un véhicule (🚗 ou 🏍️) dans le cadre d’activités professionnelles. Le barème kilométrique est donc utile pour que les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour l’entreprise, se fassent rembourser leurs frais professionnels. Ces mêmes frais kilométriques sont utilisés lors de la déclaration de revenu pour les particuliers qui souhaitent se déclarer aux frais réels et déduire leurs frais pour se déplacer jusqu’à leur lieu de travail.

Les frais kilométriques ont aussi l’avantage de prendre en compte plusieurs paramètres pour calculer le coût d’utilisation d’une voiture. Y sont inclus : le carburant mais également le coût d’usure de la voiture (pneus, entretien, perte de valeur de la voiture) ainsi que la prime d’assurance. Il n’est donc pas étonnant que pour un déplacement, les frais que tu peux encaisser, seront supérieurs aux dépenses engagées. En effet, beaucoup de dépenses sont non directes.

Pour calculer les frais kilométriques, il faudra utiliser la puissance administrative de la voiture. Cette puissance est estimée en Cheval Fiscal (CV) et va de 3 CV à 7 CV. Selon la puissance de la voiture, il est estimé qu’elle consommera plus ou moins de carburant où bien que les pièces d’usures seront plus ou moins couteuses à changer. La règle de calcul est indiquée pour chaque puissance et prend en compte la distance parcourue sur la période d’indemnisation.

Pour résumé, le barème des frais kilométriques est utilisé pour estimer les frais de déplacement pour des trajets professionnels effectués avec son véhicule personnel. Il est utilisé par les salariés et les particuliers qui déclarent leur impôt sur le revenu aux frais réels. Malheureusement pour toi qui est auto-entrepreneur, tu ne pourras pas l’utiliser pour te rembourser un déplacement pro.

Comment connaître le barème des frais Kilométriques ?

Alors, si tu te poses la question de savoir comment connaître le barème des frais kilométriques, ne t’inquiète pas c’est très simple. Tout d’abord, tu devrais savoir que le barème kilométrique est fixé chaque année par l’administration fiscale. Tu peux le retrouver sur leur site internet ou encore sur des sites spécialisés en comptabilité. Mais vu qu’on est sympa, on te propose de le retrouver ci-dessous.

Barème Kilométrique applicable aux voitures 2023

Puissance Administrative (CV)	Distance (d) jusqu’à 5 000 km	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	Distance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

Barème kilométrique applicable aux motocyclettes 2023

Puissance administrative (CV)	Distance (d) jusqu’à 3 000 km	Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km	Distance (d) au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV	d x 0,395	(d x 0,099) + 891	d x 0,248
3,4 ou 5 CV	d x 0,468	(d x 0,082) + 1 158	d x 0,275
plus de 5 CV	d x 0,606	(d x 0,079) + 1 583	d x 0,343

Barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs 2023

Distance (d) jusqu’à 3 000 km	Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km	Distance (d) au-delà de 6 000 km
d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198

Sa date de sortie est très souvent quelques semaines avant le lancement de la déclaration d’impôt. Il y a tout de même un problème, notamment pour les remboursements de frais. Ce barème est valable pour l’année N-1. Or tu as utilisé sur l’année N-1, le barème de N-2. Et ainsi de suite. Et chaque année, il y a une revalorisation du barème (inflation, carburant qui augmente, etc.). Par exemple en 2023, la revalorisation du barème a été de 5,4%. Donc techniquement tu y perds un peu… Sauf que tu n’y as pas droit, si je dois te le rappeler.

Comment facturer les frais de déplacement en micro-entreprise ?

Si tu es amené à te déplacer très souvent chez des clients ou des prospects, il peut être tentant de se rembourser les frais occasionnés par ce déplacement. Or du fait que l’administration fiscale applique un abattement sur ton chiffre d’affaires, il n’est pas possible de déduire des charges. Il en est d’ailleurs de même pour tous les frais professionnels comme l’achat d’un ordinateur ou bien d’un logiciel, etc. Malgré tout, il existe des solutions pour que tu puisses rentrer dans tes frais si tu dois te déplacer pour ton activité :

• Facturer le frais de déplacement à ton client
• Faire payer le déplacement à ton client (frais de débours)

Voyons en détail comment utiliser ces 2 techniques pour que tu puisses t’y retrouver.

Facturer son déplacement chez le client

La solution la plus simple pour que tu puisses bénéficier d’un remboursement de tes frais, c’est tout simplement de facturer à ton client le déplacement jusqu’à ses locaux. Un point important, c’est que tu ne pourras utiliser ceci qu’avec des clients et non pas avec des prospects. Cette solution comportera des avantages et des inconvénients.

Avantages :

• Tu peux calculer les frais comme tu le souhaites : soit en utilisant le barème des frais kilométriques, soit en prenant une somme forfaitaire incluant les différents frais : carburant, péage, hôtel, etc.
• Tu te fais payer pour le déplacement alors que tu ne pouvais pas le déduire. Autant si tu fais un déplacement en train, tu peux travailler pendant le trajet, autant sur un déplacement en voiture, tu ne pourras pas optimiser ton temps de trajet. Tu ne perds donc pas de valeur.

Inconvénients :

• Il faudra que ton client accepte de payer plus cher ta prestation. Tu auras d’ailleurs 2 choix : soit tu ajoutes une ligne supplémentaire à ta facture pour faire apparaitre les frais, soit tu inclus les frais dans ta prestation globale. D’un côté tu seras transparent mais le client pourrait être tenté de négocier. De l’autre, tu n’es pas transparent sur ton prix, mais le client ne devrait pas le négocier.
• La somme que tu vas encaisser va augmenter ton chiffre d’affaires. Tu devras donc payer sur cette somme des cotisations sociales mais également de l’impôt. Sur l’impôt, si tu n’es pas soumis au versement libératoire, alors tu auras droit à un abattement forfaitaire.

Faire payer le déplacement par son client grâce aux frais de débours

La dernière solution pour que tu puisses te faire rembourser tes frais de déplacement et que le client paye lui-même ton déplacement. Il y a 2 choix :

• Le client paye ton déplacement et te fait parvenir les éléments : billet de train, d’avion, etc.
• Tu fais l’avance des frais en utilisant les frais de débours.

Dans le cas où ton client choisi de payer ton déplacement, tu devras bien entendu le négocier avec lui. C’est alors à lui de réserver tous les éléments pour que tu puisses te déplacer : train, avion, taxi, hôtel, etc. Comme tu le vois, dans ce cas, il ne sera pas possible d’utiliser ton véhicule personnel puisque le client ne pourra pas te rembourser les frais kilométriques. Il pourrait toujours participer à des frais en te prêtant par exemple une carte carburant⛽ ou bien un badge télépéage au nom de l’entreprise. Mais cela semble assez difficile à mettre en place.

Dans le cas où tu choisis de faire l’avance des frais pour ton déplacement, il te faudra alors utiliser les frais de débours. Les frais de débours correspondent à tous les frais engagés pour le compte d’un client. Les factures doivent alors être au nom du client. Pour justifier d’un remboursement auprès de l’administration fiscale, les débours doivent respecter certaines règles :

• Tu dois obtenir un accord écrit de la part de ton client pour engager des frais à son nom. Le budget alloué doit alors être précisé. Cet accord te protégera en cas de litige.
• Toute facture que tu vas obtenir doit être libellée au nom du client. Fais une copie, car tu devras la remettre à ton client mais garder pour ta part un justificatif de la dépense.
• Demander le remboursement à la fin de ta prestation des frais de débours auprès de ton client. C’est important, de se faire rembourser le montant exact, tu n’as pas le droit de réaliser une marge sur les frais de débours. Attention, ta facture devra également mentionner les frais de débours que tu t’es fait rembourser par ton client.

Lorsque tu procéderas à ta déclaration de chiffre d’affaires, tu pourras déduire les charges que tu as inclus dans le débours.

Pour les déplacements, tu peux inclure dans le débours :

• l’achat d’un billet de train
• l’achat d’un billet d’avion
• la facture d’un taxi
• la facture de carburant
• les frais de transports en commun

En fait, tu peux y inclure tout ce qui est justifiable🧾. En ce qui concerne les frais kilométriques, tu ne pourras pas les utiliser puisqu’il n’y a pas de factures pour justifier la dépense auprès de la comptabilité. On touche ici à la limite des frais de débours, qui ne sont pas favorables si vous utilisez votre véhicule personnel (moto ou voiture).

Pour facturer simplement avec des frais de débours, utilise Abby !

🤔 Quelle méthode choisir ?

Comme souvent, il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses dans ce genre de situation. Cela dépendra grandement de ta situation et de la relation que tu as avec ton client. Si celui-ci est un nouveau client, alors tu devrais inclure tes frais de déplacement dans la facture. Tu pourras notamment le calculer avec les frais kilométriques si tu utilises ta voiture personnelle. Mais dans ce cas, prend bien en compte que tu paieras des cotisations et de l’impôt sur le revenu sur la surfacturation.

Si en revanche tu as une bonne et ancienne relation avec ton client, alors tu peux envisager de convenir avec lui de pratiquer le débours. Avantage non négligeable pour lui, il pourra récupérer la TVA sur les factures que tu auras engagé pour son compte. Alors que dans le cas où tu factures les frais que tu as engagés, il ne pourra pas récupérer la TVA.

Conclusion

En conclusion, même si les auto-entrepreneurs ne peuvent pas en théorie déduire les charges et notamment les frais de déplacement, on voit bien qu’il est possible de déduire les frais professionnels grâce à des astuces. Même si ces solutions ne permettront pas de récupérer 100% des frais engagés, elles permettent de limiter la casse. A vous donc de choisir la solution vous convenant le mieux entre la possibilité de facturer au client ou bien les notes de débours à avancer au client.