Tout savoir sur l’obligation de facture électronique en 2023

Cette année 2023 devait, initialement, marquer le début de la facturation électronique entre entreprises. Un mode de facturation obligatoire, auquel toutes les entreprises françaises doivent se soumettre. En tant qu’entrepreneur (même micro-entrepreneur) cela te concerne ! Toutefois, tu auras un peu plus de temps que prévu pour te mettre en conformité : le calendrier de la facturation électronique obligatoire a été modifié. C’est le bon moment pour faire le point sur tout ce qu’il y a à savoir concernant les factures dématérialisées en 2023. Fonctionnement, nouvelles dates, modalités… on t’explique tout !

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Conformément au nouvel article 289 bis du CGI (Code Général des Impôts) :

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Elle comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, la différenciant ainsi des factures papier ou du format PDF ordinaire.

La facture papier remplacée par la facture dématérialisée

Comme de nombreux autres entrepreneurs, tu avais pour habitude de transmettre uniquement des factures papier à tes clients professionnel ? Malheureusement, ce ne sera bientôt plus autorisé ! En effet, dès que ton entreprise sera concernée par l’obligation de facturation électronique, tes factures (adressées à des professionnels) au format papier ne seront plus valables auprès de l’administration fiscale. Seuls certains formats de factures seront autorisés. Tu devras également te soumettre à de nouvelles modalités pour rester en règle.

Quelles seront les nouvelles règles applicables en matière de facture électronique ?

Un décret et un arrêté on été publiés au Journal Officiel du 9 octobre 2022. On y retrouve plusieurs modalités d’application concernant la facturation électronique. Cela concerne les formats autorisés, mais aussi les données et informations à transmettre à l’administration. Retrouve, ci-dessous, les dernières informations connues à ce jour (novembre 2023) :

Les 3 formats de factures électroniques autorisés

Dès la mise en application de la mesure, seulement 3 formats de factures seront autorisés pour les transactions entre professionnels :

• Format Cross Industry Invoice (CII)
• Format Universal Business Language (UBL)
• Format mixte (fichier XML + fichier PDF)

C’est le format Factur-X (format mixte) qui est considéré comme le format standard (et le plus répandu) dans le cadre de la facturation dématérialisée. 👉 On t’en dit plus dans notre article dédié aux différents formats de factures électroniques

Des informations sur le statut de la facture

Les opérateurs de plateformes de dématérialisation partenaires, tout comme le portail public de facturation, devront également mettre à la disposition de leurs utilisateurs des informations relatives aux statuts des factures émises :

• Statut « Dépôt » : acceptation de la facture par la plateforme de l’émetteur.
• Statut « Rejet »  : en cas de non conformité (par la plateforme de l’émetteur ou du destinataire).
• Statut « Refus » : refus par le destinataire de la facture.
• Statut « Encaissée » : lorsque le paiement de la facture a été effectué (statut comprenant également les données de paiement).

De nouvelles données à transmettre à l’administration fiscale

Ce nouveau mode de facturation va également avoir un impact sur les informations à faire remonter auprès de l’administration fiscale. Pas de panique, on t’a fait la liste ci-dessous ! Pour les transactions réalisées avec des non assujettis à la TVA : Lors de chaque transaction réalisée avec des personnes non assujetties à la TVA, l’assujetti à la TVA doit transmettre certaines données de transaction :

• Le numéro SIREN
• La période au titre de laquelle la transmission est effectuée (pour les opérations donnant lieu à une facture électronique : la date de la facture)
• Le cas échéant, la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits »
• La catégorie de transaction : livraison de biens, prestations de services ou opérations mixtes
• Le montant total HT (hors taxe), ainsi que le montant de la taxe correspondante (par taux d’imposition)
• Le montant total de la taxe due en France (en euros pour les transactions établies en devise étrangère)
• La devise monétaire
• La date des transactions
• Le nombre de transactions quotidiennes (pour les opérations ne donnant pas lieu à une facture électronique)
• Le numéro de facture (pour les opérations donnant lieu à une facturation électronique)

Pour le paiement de prestations de services :

• Le numéro SIREN
• La période au titre de laquelle la transmission est effectuée (lorsque cela concerne des opérations donnant lieu à une facture électronique : la date de la facture)
• La date d’encaissement effectif
• Le montant encaissé (par taux d’imposition de la TVA)
• Le numéro de facture (pour les opérations donnant lieu à une facturation électronique)

👉 Tu trouveras plus d’informations sur ces nouvelles règles obligatoires (notamment sur la fréquence de transmission des données) en te rendant sur le site entreprendre.service-public.fr

Pourquoi la facturation électronique va devenir obligatoire ?

En rendant la facturation électronique inter-entreprises obligatoire, le gouvernement souhaitait, dès 2023 :

• Renforcer la compétitivité des entreprises : allègement de la charge administrative lié au traitement des factures, diminution des délais de paiement, gain de productivité lié à la dématérialisation.
• Faire baisser les coûts pour les entreprises : le coût global d’une facture électronique est estimé à environ 1€, contre 10€, en moyenne, pour une facture papier.
• Simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA (pré-remplissage des déclarations).
• Améliorer la détection de la fraude fiscale.
• Pouvoir suivre l’activité des entreprises, en temps réel, pour permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des différents acteurs.

Quelles sont les entreprises concernées par les factures électroniques ?

On ne va pas y aller par 4 chemins : a terme, toutes les entreprises françaises (4 millions d’entreprises) seront concernées par la facturation électronique. Quelle que soit sa taille, sa forme juridique ou son chiffre d’affaires, chaque entreprise devra se conformer à cette obligation. Même pour ton auto-entreprise / micro-entreprise, tu seras dans l’obligation de générer ce type de facture dématérialisée si tu es amené à facturer des professionnels. 👉 Toutefois, en fonction de la taille et/ou du chiffre d’affaires de l’entreprise, le délai d’application de la mesure peut varier.

L’obligation de facturation électronique entre entreprises ne sera pas pour 2023

Les factures dématérialisées devaient devenir obligatoire dès 2023. Dans un premier temps, seules les grandes entreprises (plus de 5000 salariés ou plus de 1,5 milliard d’euros de CA et plus de 2 milliards d’euros de total de bilan) devaient être concernées. Cette date avait ensuite été modifiée au 1er juillet 2024. Les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 4.999 salariés), quant à elles, devaient facturer au format électronique à partir du 1er janvier 2025. Enfin, les autres professionnels (PME, TPE, micro-entrepreneurs) devaient être concernés à partir du 1er janvier 2026. Le 28 juillet 2023, un nouveau report du calendrier a été annoncé par le gouvernement.

Le nouveau calendrier pour la facturation électronique inter-entreprises

3 conseils pour mettre en place la facturation électronique dans son entreprise

Même si les dates d’application de la mesure ont été reportées, nous te conseillons d’anticiper au mieux ce changement ! Ci-dessous, nous t’avons listé quelques conseils et bonnes pratiques pour t’aider dans cette transition.

1️) Tiens-toi informé des dernières actualités

Tu as pu t’en rendre compte au fil de cet article, les modalités de cette nouvelle mesure, ainsi que les échéances, continuent d’évoluer. Les règles de facturation électronique, par exemple, ne sont plus applicables à partir de 2023. Ainsi, nous te conseillons de rechercher, régulièrement, les dernières informations en lien avec la facturation électronique.

2️) Evalue les conséquences sur ton activité

En fonction de ta propre activité, de ton rythme de facturation, de ton type de clientèle et d’autres paramètres, nous te conseillons d’évaluer les conséquences sur ton quotidien. Par exemple, si tu factures en grande majorité des particuliers, tu seras moins impacté par ces nouvelles mesures. En revanche, les conséquences pourront être nettement plus importantes si tu es habitué à travailler avec des clients professionnels.

3️) Facilite-toi la vie en passant par un prestataire

Dans tous les cas, que cela soit pour 2023, 2024, 2025 ou 2026, le meilleur conseil que nous pouvons te donner, pour réussir cette transition vers la  facturation électronique, est de te faire aider. Pour cela, rien de mieux que de passer par un opérateur de dématérialisation tel qu’Abby. Que ce soit pour créer tes factures, faire remonter des infos auprès de l’administration ou effectuer tes déclarations de TVA, tu auras ainsi l’assurance de rester en conformité. De notre côté, nous mettons déjà tout en œuvre pour faire évoluer notre solution et la rendre parfaitement conforme à la législation en vigueur. En veillant, bien évidemment, à ce qu’elle reste toujours aussi facile et intuitive pour nos utilisateurs ! Si ce n’est pas encore fait, n’hésite donc pas à nous rejoindre ! On sera ravi de t’accueillir pour te faciliter la vie, t’aider à mettre en place la facturation électronique et optimiser la gestion de ton entreprise.