Même si la mise en place de la facturation électronique a été repoussée pendant l’été, à moyen terme la réforme sera appliquée et tu devras alors émettre et recevoir des factures électroniques. Pouvoir te préparer à cette obligation est important afin de ne pas te retrouver au dernier moment devant une mise en place à la va-vite qui pourrait impliquer des mauvais choix. Nous t’accompagnons dans la réflexion à avoir pour d’ores-et-déjà te préparer à la facturation électronique.
Rappel sur la facturation électronique obligatoire
Pour mémoire, la réforme de la facturation électronique prévue par l’État va rendre obligatoire la transmission et la réception de facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA. À terme, toutes les entreprises seront dans l’obligation d’envoyer et recevoir les factures au format électronique.
Le but de la réforme est de simplifier les échanges entre entreprises et notamment baisser les délais de paiement. Mais également limiter la fraude à la TVA et s’assurer que l’État collectera bien cette taxe.
Au-delà de l’e-invoicing, les entreprises devront faire du e-reporting. Le e-reporting consiste à transmettre à l’administration fiscal les données concernant la facture de manière automatique afin que l’État puisse déjà préétablir la collecte de TVA.
Pour assurer que l’administration fiscal puisse traiter l’ensemble des données que lui transmettront les entreprises, 3 formats de factures électroniques ont été choisis par l’État. Ces 3 formats sont les suivants :
- Le format Cross Industry Invoice (CII)
- Le format Universal Business Language (UBL)
- Le format Factur-X composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.
Cette dématérialisation des factures implique donc de se conformer aux nouvelles règles qui vont être mise en place prochainement et de s’y préparer.
Comment générer ou recevoir une facture électronique ?
Bien entendu, tu te dis que cela va être très compliqué de devoir se conformer à cette nouvelle loi. Heureusement, tu vas voir que générer ou recevoir une facture électronique ne sera pas si compliqué que cela puisse paraître. Pour t’aider à dématérialiser tes factures, tu vas pouvoir t’appuyer sur des plateformes qui seront agréées par l’État voir même par une solution de l’État :
- Le Portail Public de Facturation (PPF). Toutes les entreprises auront un accès à ce service public pour recevoir ou faire parvenir les factures de manière électronique.
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP). Elles recevront un agrément de l’État pour émettre et recevoir des factures électroniques, mais surtout faire le e-reporting permettant à l’administration fiscale de recevoir les informations de la facture. La liste des PDP officielles sera publiée prochainement pour permettre aux entreprises de faire leur choix.
Une fois que tu auras choisi la plateforme qui t’accompagnera pour la gestion de tes factures électroniques, il te suffira d’éditer ta facture via ton logiciel de facturation. Tu n’auras alors plus qu’à déposer ta facture dans la plateforme que tu auras choisie, elle sera alors transmise à ton client.
Dans l’autre sens, la plateforme que tu auras choisie te notifiera lorsqu’un de tes fournisseurs t’envoie une facture afin que tu en prennes connaissance. Tu n’auras plus qu’à l’accepter et la payer à échéance.
Choisir un logiciel de gestion compatible avec les formats
Pour faire ton choix, cela va dépendre de ton logiciel de facturation et des choix de format qui auront été faits par ce dernier. Si ton logiciel de facturation est également plateforme de dématérialisation partenaire, alors tout sera plus facile pour toi puisque tu pourras tout gérer depuis un seul endroit. Cela simplifiera ta gestion informatique et tu bénéficieras alors d’une mise en place facilité.
En revanche, si ton logiciel de facturation n’est pas PDP, il faudra alors trouver un PDP qui sera compatible avec le format généré par ton logiciel de facturation. En espérant que ce dernier soit capable de générer une facture dans un format compatible avec la facturation électronique. Sinon, tu seras dans l’obligation de changer de logiciel de facturation.
Enfin, certains logiciels de gestion choisiront de travailler sur des formats propriétaires afin de s’assurer que leurs clients passeront avec leur plateforme de dématérialisation pour la facture électronique pour la conversion dans les formats compatibles avec ceux de l’État.
Sache que Abby a fait le choix de travailler avec le format Factur-X, donc tu pourras choisir de travailler avec n’importe quel PDP, mais pourquoi faire ça ? Abby sera la solution tout indiquée pour réussir ton passage à la facturation électronique.
