8 conseils pour éviter les factures impayées

Lea

Lea

20 novembre 2023

5 min

Dans le monde de l’entreprise, les impayés sont une plaie. D’autant plus pour les indépendants ou bien les petites entreprises qui ont très souvent une trésorerie moins solide que les grands groupes. Pouvoir se faire payer dans les temps en évitant les retards est donc un vrai enjeu pour tout dirigeant d’entreprise. Dans cet article, tu sauras comment éviter les impayés, mais aussi comment faire une relance de facture ainsi que les recours légaux pour se faire payer.

Qu’est-ce qu’une facture impayée et quels sont les risques ?

Une facture impayée est une facture pour laquelle tu n’as pas encore reçu de paiement. On parle également de facture non acquittée. Mais surtout, on parle de ce terme quand l’échéance de paiement est passée et que le paiement du client aurait dû avoir lieu. Les chiffres récents montrent que 46 % des entreprises paient leur facture en retard. Malheureusement, les retards de paiement ne sont pas sans conséquence sur la trésorerie des entreprises qui peuvent alors se retrouver en difficulté financière. On estime que chaque année, c’est environ 14 500 TPE ou PME qui ferment à cause d’impayés. Le risque est donc important d’avoir des factures non acquittées. Il est donc important de trouver des solutions pour s’assurer d’être payé.

Vérifier la solidité financière du client

Avant de finaliser une relation commerciale, il est crucial de recueillir des informations sur la société cliente, ses dirigeants et sa santé financière, en utilisant des outils tels que Infogreffe.fr ou Pappers.fr. Assure-toi que la société est en activité, qu’elle n’est pas en situation de redressement ou de liquidation.

Obtiens la confirmation du client concernant le nom de l’entité à facturer, qui peut souvent différer du nom commercial. Cela t’évitera d’avoir à annuler et à refaire la facture si elle est adressée à la mauvaise entité. Demande aussi au client quel est son mode de paiement : à qui envoyer la facture, de quelle manière, etc.

Demander un acompte lors de la signature du devis

Tout d’abord, rappelons qu’il est très important de faire signer un devis qui aura une valeur juridique en cas de problème. Cela te couvrira en cas de procédure à lancer.

Lire aussi sur le blog d’Abby : Faire un devis en tant qu’auto-entrepreneur

Une fois ton devis signé par le client, il est très important de demander un acompte. Notamment si c’est la première fois que tu travailles avec ce client. Cela t’assure du sérieux du client. L’avantage de l’acompte, c’est qu’il réduit le risque de subir des pertes financières en cas de non-règlement de la facture. Enfin pour ton client, cela offre une possibilité de payer en plusieurs fois. Ce n’est pas négligeable surtout si le devis est important. Découvre comment faire une facture d’acompte sur notre blog.

Mettre en place un paiement par prélèvement

Voilà une solution simple à mettre en place pour s’assurer d’être payé. Elle est particulièrement envisageable pour les clients auxquels tu fais une prestation régulière. Il suffit de leur faire remplir un mandat de prélèvement pour ensuite soumettre la facture au paiement. Ainsi, tu seras assuré d’être payé. Les solutions en ligne qui existe comme Go Cardless par exemple ne te couteront qu’un petit pourcentage de ta facture. Mais la tranquillité d’esprit n’a pas de prix 😉

Tu peux également envisager d’offrir à ton client des moyens simples de te payer : paiement en ligne par carte bancaire, Paypal, etc.

💡 Le savais-tu ? Chez Abby, nous te proposons d’ajouter un lien sur ta facture pour que ton client puisse régler en ligne par carte bancaire grâce à notre partenariat avec Stripe !

Prévoir des pénalités de retard

La mise en place de pénalités de retard est une façon d’inciter les clients à payer en temps et en heure. À cet effet, il est nécessaire de spécifier le délai de paiement de ta facture. Sache que :

  • Ce délai ne peut dépasser une limite de 45 jours fin de mois ou 60 jours nets à partir de la date de la facture ;
  • En l’absence de cette précision : le règlement doit être effectué dans un délai de 30 jours après la date de livraison ou de fin de prestation.

Cette information doit être incluse sur les factures envoyées à tes clients sous peine d’une amende pouvant atteindre 75 000 €. Le montant ou le pourcentage supplémentaire applicable sur le montant total de la facture doit être clairement précisé sur le document. De plus, tu as également le droit de demander le versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 €.

Utiliser un logiciel de facturation pour faire le rapprochement

Choisir un bon logiciel de facturation te permettra de suivre l’état de paiement de tes factures. Il est très important en comptabilité de suivre les paiements de toutes tes factures. Ton logiciel de facturation devrait te permettre de faire un rapprochement bancaire entre tes paiements et tes factures. Tu pourras ainsi suivre leur bon paiement. Tu dois aussi pouvoir relancer automatiquement les clients mauvais payeurs.

💡 Bon à savoir : Abby te permet d’effectuer une relance automatique pour tes factures non-acquittées et en retard dès la formule Pro. Le rapprochement bancaire automatique sera prochainement disponible sur Abby !

Relancer à l’amiable les factures non acquittées

Lorsque ton client est en retard, la première chose à faire et de le relancer à l’amiable. Il est possible qu’il n’ait pas encore eu le temps de faire sa comptabilité ou qu’il a un retard temporaire dans le paiement des factures. Tu peux envisager de procéder à des relances après un retard dépassant entre 7 et 10 jours en plusieurs étapes :

  • Écrire un email pour lui signaler que sauf erreur de ta part, la facture n’a pas été payée en temps et en heures, et lui demander de procéder au règlement dès que possible.
  • Sans réponse de sa part ou bien sans paiement, tu peux te permettre de le relancer 10 jours plus tard par téléphone. Cela te permettra d’avoir une réponse directement sans devoir attendre qu’il daigne répondre à un email. Tu pourras également comprendre pourquoi il a du retard dans le paiement de ta facture.
  • Si ton client ne paye toujours pas sa facture, tu peux lui faire une dernière relance amiable par courrier, mais en lui précisant que tu vas devoir lancer une procédure de recouvrement sans paiement sous 10 jours. Cette dernière relance est là pour ne pas le surprendre lorsque tu passeras à des procédures plus lourdes.

Faire une mise en demeure de payer une facture

Si tes relances antérieures n’ont pas abouti, il est alors approprié d’envoyer une mise en demeure. Une mise en demeure constitue un rappel officiel, généralement envoyé sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception, ou émis par un huissier de justice.

Diverses mentions obligatoires doivent figurer sur la lettre, notamment :

  • La date de rédaction de la lettre ;
  • Les coordonnées du destinataire (débiteur) et de l’expéditeur (créancier) ;
  • La mention « mise en demeure » ;
  • Un résumé du différend ;
  • Une demande de paiement ;
  • Un délai de règlement clair et raisonnable accordé au débiteur ;
  • La signature du créancier.

Ces mentions déterminent la validité de la demande de paiement. Si l’une d’elles est absente, la demande sera considérée comme invalide et tu pourrais recevoir une amende allant jusqu’à 1500€. Il est donc essentiel d’être précis et vigilant lors de la rédaction de ta lettre.

Passer par un cabinet de recouvrement

Si tu considères que le temps que tu passes à essayer de te faire payer est trop long, tu peux déléguer ces démarches à une société spécialisée dans le recouvrement de créance. Comme pour tes relances à toi, la société de recouvrement procédera en plusieurs étapes :

  • Envoi d’une lettre de relance dans laquelle elle rappellera la dette de ton client et la facture non payée.
  • Appel téléphonique pour rappeler de payer la créance.
  • Envoi d’une lettre de mise en demeure de payer sous peine de poursuites judiciaire.

Selon les contrats, les cabinets de recouvrement passeront sur un recouvrement judiciaire ou non. Dans le cas du lancement d’une procédure judiciaire, les étapes suivantes seront lancées :

  • Injonction de payer
  • Assignation en paiement devant la justice

Sache que cette procédure peut être couteuse et ne vaudra la peine que si votre facture a un montant important. Un cabinet de recouvrement travaille très souvent avec une part fixe ainsi qu’une part variable sur le montant recouvré. Sache que certaines sociétés ne se font payer qu’au résultat.

Le bon paiement des factures et un enjeu crucial pour toute entreprise quelle que soit sa taille. Pour travailler sereinement, suis-les quelques conseils ci-dessus et surtout pense à utiliser un logiciel de facturation comme Abby te permettant d’effectuer un suivi précis du paiement de tes factures !

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