Dans le cadre de ton activité professionnelle, tu peux être amené à réaliser des dépenses pour le compte de tes clients. En fonction du type de dépense engagée, dans le cadre d’un remboursement de frais, on peut parler de débours ou de refacturation de frais. Voyons ensemble les différences entre ces deux notions et, surtout, les spécificités comptables pour chacune d’entre-elles. Rien de mieux être sûr de ne pas te tromper et rester en parfaite conformité au niveau de ta compta !
Les différences entre débours et refacturations de frais
- Les débours : il s’agit de factures (au nom de ton client) que tu règles à sa place. Tu es mandaté, par ton client, pour réaliser ces dépenses. Dans le cadre d’un débours, le remboursement des dépenses doit se faire à l’euro près.
- Les refacturations de frais : il s’agit de frais engagés (à ton nom), sous la forme de « forfaits ». Ils ne sont pas facturés à l’euro près.
La différence entre note de débours et note de frais
Sur le principe, la note de débours est comparable à une note de frais. En effet, dans les deux cas, il s’agit d’une avance de frais. Toutefois, il y a une différence majeure : la note de débours permet de déclarer des dépenses qui sont effectuées pour le compte d’un tiers.
La note de frais, quant à elle, est établie par un salarié pour se faire rembourser le montant des frais engagés auprès de son entreprise. C’est un document très courant dans les métiers soumis aux nombreux déplacements professionnels. Les notes de frais récapitulent les différents frais professionnels du collaborateur au cours d’une période donnée (frais de carburant, frais d’hébergement, frais de déplacements divers, etc.). Les notes de débours sont donc, généralement, établies par les indépendants qui avancent des frais pour le compte de leurs clients et qui souhaitent être remboursés.
Que peut-on faire passer dans les remboursements de frais et débours ?
Même en tant que prestataire externe pour une entreprise, tu peux être amené à engager des frais dans le cadre de tes missions. Ci-dessous, nous t’avons listé les types de frais les plus courants.
- Achat de marchandises et/ou de matières premières pour la réalisation d’une prestation
- Frais de déplacement (frais de transport et/ou frais liés à l’hébergement)
- Frais de port
- Frais de repas
- Frais de sous-traitance
À savoir : les frais kilométriques ne peuvent pas faire l’objet de débours. En effet, les débours ne concernent que les frais de déplacement (billets de train, d’avion, tickets de transports en commun, etc.). Il est donc inutile, par exemple, d’appliquer un barème kilométrique en fonction du nombre de kilomètres parcourus pour aller effectuer une prestation. Cela ne sera pas valable.
Important : dès que tu peux obtenir un justificatif (facture ou ticket de caisse par exemple) au nom de ton client final, tu peux demander à te faire rembourser ces frais sous la forme de débours par ton client. Par conséquent, pense à ne pas inclure ces montants dans ton chiffre d’affaires à déclarer.
En revanche, si tu n’as pas la possibilité de facturer au nom de ton client, tu dois réaliser ces dépenses en ton nom. Dans ce cas de figure, tu peux seulement opter pour une refacturation de frais.
Dans tous les cas, que ce soit via un débours ou une refacturation de frais, ces remboursements de dépenses sont comptabilisables d’une manière bien précise que tu dois impérativement respecter pour rester en règle.
Comment comptabiliser les débours ?
Concernant la comptabilisation des débours, sache qu’ils ne sont comptabilisés ni dans tes charges, ni dans ton chiffre d’affaires en tant qu’intermédiaire. Les débours doivent être enregistrés, en comptabilité, dans le compte 467 (Autres comptes débiteurs ou créditeurs).
En contrepartie, c’est ton client final (qui reste « responsable » des frais engagés) qui peut déduire la charge dans sa comptabilité et récupérer la TVA s’il y en a.
À noter : les débours étant des dépenses effectuées au nom de tes clients, ils ne sont pas imposables. En effet, ils n’entrent pas en compte dans ton calcul de la TVA, ni pour l’IS (impôt sur les sociétés) ou l’IR (impôt sur le revenu).
Comment comptabiliser une refacturation de frais ?
Tu peux déduire ces dépenses engagées en tant que charge, mais tu devras facturer un forfait, en parallèle, à ton client.
La refacturation de frais est soumise à la TVA (ainsi qu’à l’IS ou l’IR) : tu la récupères sur ton achat et tu dois la facturer sur le forfait de ton client.
À noter : en accord avec ton client, tu es libre de facturer le montant que tu souhaites, dans le cadre d’une refacturation de frais, pour être remboursé. Si tu le désires, tu peux donc appliquer une marge sur ton indemnité de remboursement forfaitaire. Cela n’est pas possible dans le cadre d’un débours (tu as l’obligation de facturer à l’euro près).
Micro-entrepreneurs : pourquoi privilégier les débours à la refacturation de frais ?
Si tu es auto-entrepreneur / micro-entrepreneur, ce paragraphe devrait t’intéresser !
En effet, tes cotisations en tant micro-entrepreneurs étant forfaitaires (et n’étant la plupart du temps pas soumis à la TVA), il n’est pas avantageux pour toi d’avancer des frais pour tes clients. En effet, tu devras payer des cotisations sur le remboursement des frais de ton client, ce qui te fera perdre de l’argent. Il est donc recommandé, pour les micro-entrepreneurs, d’éviter ce type d’opération.
En revanche, les frais de débours constituent un moyen à la fois légal et intéressant pour déduire certains achats professionnels. En effet, comme le statut d’auto-entrepreneur n’autorise généralement pas la déduction de frais sur le chiffre d’affaires, cette solution présente plusieurs avantages :
- Aucune imposition sur les débours
- Réduction des cotisations de l’auto-entrepreneur
- Possibilité de déduire certains frais professionnels
Important : pour bénéficier de ces avantages, l’auto-entrepreneur doit obligatoirement mentionner le débours dans sa facture globale. Pour facturer les frais concernés, il doit détailler, sur chaque ligne et pour chaque service, la prestation réalisée ainsi les débours engagés. Pour se faire rembourser les débours, il doit également joindre les justificatifs (faisant apparaître le montant des frais engagés) à sa facture.
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