La gestion des factures est une partie essentielle de l’activité de toute entreprise. En 2024, avec l’évolution des technologies et des réglementations, il est plus important que jamais d’utiliser un logiciel de facturation performant et conforme. Que tu sois un entrepreneur débutant ou un chef d’entreprise expérimenté, cet article te fournira les informations dont tu as besoin pour comprendre si tu as l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation pour la gestion de ton entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est un outil informatique conçu pour faciliter la gestion des factures d’une entreprise. Il automatise de nombreuses tâches liées à la facturation, telles que la création, l’envoi et le suivi des factures, ainsi que le calcul et le paiement de la TVA.
Les logiciels de facturation offrent de nombreux avantages aux entreprises, notamment :
- Gain de temps et d’efficacité : la création et l’envoi des factures sont automatisés, ce qui permet de gagner du temps et de se concentrer sur d’autres tâches plus importantes.
- Réduction des erreurs : les logiciels de facturation calculent automatiquement les totaux et les taxes, ce qui permet de réduire les erreurs de facturation.
- Amélioration du suivi des paiements : les logiciels de facturation permettent de suivre l’état des paiements des clients, ce qui permet de mieux gérer la trésorerie de l’entreprise.
- Conformité aux réglementations : les logiciels de facturation sont conformes aux réglementations en vigueur en matière de facturation, ce qui permet d’éviter les problèmes fiscaux.
En plus de ces avantages, les logiciels de facturation peuvent également offrir des fonctionnalités supplémentaires, telles que la gestion des stocks, la gestion de la clientèle et la comptabilité.
En résumé, un logiciel de facturation est un outil indispensable pour toute entreprise qui souhaite gérer ses factures de manière efficace et efficiente.
Est-ce obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?
Officiellement, non, l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire en France en 2024.
Les entreprises peuvent éditer leurs factures et devis sur le support de leur choix, tant que les mentions légales obligatoires y figurent.
Cela signifie que tu peux créer tes factures manuellement, utiliser des modèles de facture préétablis, ou encore utiliser un tableur Excel.
Cependant, il est important de noter que l’utilisation d’un logiciel de facturation présente de nombreux avantages, comme mentionné dans la partie précédente. En effet, avec un logiciel de facturation, tu peux gagner du temps, réduire les erreurs, améliorer le suivi des paiements et te conformer aux réglementations en vigueur.
Ainsi, si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire en soi, elle est fortement recommandée pour toutes les entreprises qui souhaitent gérer leurs factures de manière efficace et efficiente.
Dans quel cas est-il obligatoire d’avoir un logiciel de facturation ?
Si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire en général, il existe certaines situations où elle devient obligatoire.
1. Facturation électronique obligatoire à partir de 2027
A partir de septembre 2027, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises qui vendent à des professionnels en France. Cela signifie que les factures doivent être émises et transmises au format électronique via une plateforme de dématérialisation fiscale.
L’utilisation d’un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude sera nécessaire pour pouvoir émettre des factures électroniques.
Découvrez notre article sur la facturation électronique.
2. Utilisation d’un logiciel de caisse certifié
Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises qui encaissent des paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse sont tenues d’utiliser un matériel sécurisé et certifié.
Cela signifie que le logiciel de caisse doit répondre à certaines exigences techniques et de sécurité définies par la loi.
A lire sur le Blog Abby : La loi anti-fraude en auto-entreprise
3. Obligation de sécuriser les données de facturation
Indépendamment de l’utilisation d’un logiciel de facturation, toutes les entreprises ont l’obligation de sécuriser les données de facturation.
Cela signifie que les factures doivent être stockées dans un endroit sûr et que l’accès à ces données doit être restreint. Et pour cela, rien de mieux que de s’équiper d’un logiciel de facturation en ligne certifié.
Quelle est la différence entre un logiciel de caisse et un logiciel de facturation ?
Bien qu’ils soient souvent utilisés ensemble, les logiciels de caisse et les logiciels de facturation ne sont pas la même chose.
Le logiciel de caisse est principalement conçu pour gérer les transactions au point de vente. Il permet d’enregistrer les ventes, d’encaisser les paiements, de gérer les stocks et d’imprimer des tickets de caisse. L’administration fiscale rend obligatoire l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié et sécurisé dans certains cas :
- Si tu es assujetti à la TVA
- Si tu vends des services ou des biens à des particuliers
Dans ce cas, le logiciel de caisse sert également de logiciel de facturation.
Le logiciel de facturation, quant à lui, est conçu pour créer, envoyer et suivre les factures. Il permet de gérer les informations des clients, de calculer la TVA, d’appliquer des remises et de générer des rapports.
En général, les logiciels de caisse sont plus basiques que les logiciels de facturation. Ils ne disposent pas de toutes les fonctionnalités avancées des logiciels de facturation, telles que la gestion des stocks, la gestion de la clientèle et la comptabilité.
💡Bon à savoir : certains logiciels de caisse peuvent être intégrés à un logiciel de facturation pour offrir une solution plus complète.
Comment choisir un logiciel de facturation conforme ?
Si tu décides d’utiliser un logiciel de facturation, il est important de choisir un logiciel conforme aux réglementations en vigueur.
En France, les logiciels de facturation doivent être certifiés par un organisme accrédité par l’administration fiscale. Les logiciels de facturation certifiés garantissent que les factures émises sont conformes aux exigences légales en matière de contenu, de lisibilité et d’archivage.
Lors du choix d’un logiciel de facturation conforme, il est important de prendre en compte les éléments suivants :
- La certification du logiciel : Assure-toi que le logiciel est certifié par un organisme accrédité par l’administration fiscale.
- Les fonctionnalités du logiciel : Choisis un logiciel qui dispose des fonctionnalités dont tu as besoin, telles que la création de factures, le suivi des factures, le calcul de la TVA, la génération de rapports, etc. Les logiciels de facturation actuels sont souvent proches d’un logiciel de comptabilité.
- Le prix du logiciel : Les prix des logiciels de facturation varient en fonction des fonctionnalités offertes. Compare les prix de plusieurs logiciels avant de faire ton choix.
- La facilité d’utilisation du logiciel : Choisis un logiciel qui est facile à utiliser et à prendre en main.
- Le support client du logiciel : Assure-toi que le logiciel est livré avec un support client de qualité.
En plus de choisir un logiciel de facturation certifié, il est également important de mettre en place des procédures pour sécuriser vos données de facturation. Cela signifie que tu dois stocker tes factures dans un endroit sûr et que tu dois restreindre l’accès à ces données.
Enfin, il est important de se tenir informé des changements de la réglementation en matière de facturation. L’administration fiscale peut modifier les exigences légales à tout moment. Il est donc important de choisir un logiciel de facturation qui peut être mis à jour régulièrement pour répondre aux dernières exigences.
Conclusion
En résumé, l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire dans tous les cas, mais elle est fortement recommandée.
Ces logiciels offrent de nombreux avantages pour les entreprises, tels qu’un gain de temps, une réduction des erreurs, une amélioration du suivi des paiements et une meilleure conformité aux réglementations.
Lorsque tu choisis un logiciel de facturation, assure-toi qu’il est conforme aux exigences légales en vigueur et qu’il dispose des fonctionnalités dont tu as besoin. En prenant le temps de choisir le bon logiciel et en mettant en place des procédures de sécurité adéquates, tu peux optimiser la gestion de tes factures et protéger tes données importantes. Et d’ailleurs, qui d’autre que le logiciel de facturation d’Abby peut répondre à ton besoin ?
