Les éléments obligatoires qui doivent apparaître dans vos factures

Les factures font partie intégrante du quotidien d’une auto-entreprise et ce peu importe le secteur d’activité : commercial, prestation de services… C’est un acte qui n’est pas à prendre à la légère puisqu’il existe des règles de facturation à respecter. Et en cas de non-respect, vous pouvez être soumis à des pénalités. Mais pas de panique, on vous parle de facture et des choses obligatoires à ne pas oublier ! Il vous suffit de lire cet article et de prendre des notes pour éviter qu’un contrôle fiscal ne tourne au cauchemar.

Facture : qu’est-ce que c’est ?

Une facture n’est pas obligatoire. C’est un document qui officialise et atteste l’achat d’un produit ou d’un service entre un vendeur et un acheteur. Une facture en bonne et due forme doit absolument comporter un nombre particulier d’éléments. C’est ce qui fait son authenticité. Une facture peut s’avérer utile pour plusieurs raisons.

• En comptabilité : elle permet de justifier d’un achat et aide à garder une trace sur sa comptabilité.
• Juridique : permet d’appuyer les ventes et vous protège en cas de non-paiement.
• Fiscalement : permet de garder une trace notamment au moment de régler certaines taxes et impôts.
• Commerciale : récapitule et précise les Conditions Générales de vente (CGV) ou de prestation entre le vendeur et l’acheteur.

On y retrouve le détail de la vente, les produits ou services, les conditions d’acquisition, les informations du vendeur et de l’acheteur, les éventuelles conditions de négociations, les informations fiscales et comptables.

La facture est-elle obligatoire en auto-entreprise ?

Une facture n’est obligatoire que lors d’une vente de produits ou de prestation entre professionnels.

Une fois la facture émise, elle doit être conservée pendant 10 ans à partir de la date d’émission.

Si fournir une facture pour une vente en B2B est obligatoire pour une auto-entreprise. En fournir une à un particulier n’est une obligation que dans deux cas :

• Les ventes à distance au sein de l’Union Européenne (échange intracommunautaire),
• Les ventes par correspondance (enchères publiques d’œuvres d’art, objets de collection, biens d’occasion).

Que mettre dans une facture ?

Les factures se font de nos jours sous plusieurs formes dématérialisées, sur ordinateur, manuscrites (ce qui est de plus en plus rare)… D’ailleurs, d'ici à quelques années, les factures électroniques seront obligatoires.

Certaines auto-entreprises utilisent des logiciels de facturation, ce qui permet de ne rien oublier lors de la conception d’une facture. Puisque les champs à remplir sont prédéfinis, il est donc plus simple de savoir quels renseignements indiquer.

Mais leur utilisation engage des frais supplémentaires. Si vous réalisez vous-même vos factures voici ce qui doit apparaître lors de la rédaction de vos factures :

• La date d’émission de la facture
• Date de livraison ou d’exécution dans le cadre d’une prestation de services.
• Le titre de “Facture”
• Il doit absolument apparaître sur la facture.
• Le numéro de la facture.
• Concernant la numérotation des factures, elles doivent suivre une séquence chronologique sans aucun trou, avoir le même format, et ne contenir aucune répétition. Il existe donc deux possibilités pour la numérotation :

1 – La numérotation simple (1,2,3,4…),
2 – La numérotation avec préfixe ( 2021-001, 2021-002…).

Une fois un type de numérotation choisi, il devient impossible de changer de format.

• La date de livraison ou de réalisation
• Le jour de livraison ou d’exécution dans le cadre d’une prestation de services.
• L’identité de l’acheteur
• Le nom ou dénomination sociale et adresse professionnelle ou siège social.
• L’identité du vendeur/prestataire de service auto-entrepreneur
• Le nom et le prénom, adresse professionnelle, numéro de SIREN, numéro d’immatriculation et ville d’implantation du RCS.
• La mention EI
• Un descriptif détaillé de l’opération
• La nature, référence, quantité, prix dans le cadre de produits/opérations réalisées, quantités et prix avec différenciation entre le prix de la main-d’œuvre et le prix des matériaux.
• Le prix unitaire et global
• Le prix de vente d’un produit, nombre de produits vendus, montant total, taux horaire d’exécution de la prestation de services, nombre d’heures passées.
• Les éventuels frais supplémentaires
• Les frais de transport, d’emballage, de conditionnement…
• Le numéro de bon de commande.
• Vous devez faire apparaître le numéro du bon de commande si vous en avez établi un.
• Le taux de TVA :
• Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous devrez ajouter la mention “TVA non applicable, art 293 B du CGI”. La facture sera donc hors taxes.
• Si vous êtes assujetti à celle-ci, vos factures doivent faire apparaître la TVA.

La facture devra comporter la somme totale HTC, la somme totale TTC, mais aussi l’indication du taux de TVA applicable.

• La réduction s’il en est question (montant d’une remise, d’un rabais ou d’une promotion) à indiquer sur chaque ligne.
• Le total de la somme à payer HT.

Faire une facture à un client professionnel

Dans le cas où la facture serait à destination des professionnels, d’autres informations complémentaires sont à indiquer :

• Le délai de paiement (date maximale pour le règlement). S’il n’apparaît pas votre client devra vous payer sous un délai de 30 jours s’il est en France. Ou un délai de 60 jours s’il est à l’étranger. Ce temps est compté à partir de la réception de la prestation ou du colis.
• Le taux des pénalités de retard à préciser : si les pénalités de retard ne sont pas renseignées, le taux légal s’applique automatiquement.
• Les conditions d’escompte éventuellement applicables en cas de paiement anticipé. Si vous n’accordez pas d’escompte, vous devez en avertir le client sur la facture par une formule du type : « Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé »
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour les clients professionnels. Cette indemnité doit apparaître sur la facture. En cas de non-apparition de cette mention, vous risquez une amende de 15 000€.
• La mention de l’assurance professionnelle. Il faut faire mention de votre souscription à une assurance dans le cadre de votre activité. Vous devez renseigner ses coordonnées, sa localisation…

Conservation : doit-on conserver ses factures ?

Il y a une différence entre les factures sous format papier (écrite à la main) et les factures électroniques. Pour commencer, une facture électronique est émise via un logiciel et transmise par e-mail ou depuis une plateforme (Exemple: Chorus Pro).

Ce genre de méthode est une facilité puisqu’il est plus difficile d’oublier des informations à renseigner. Cependant, une facture peut tout à fait être rédigée à la main. Tant que toutes les informations et mentions légales apparaissent sur le document.

Pour les factures manuscrites, il est nécessaire de les conserver physiquement 10 ans à partir de la date d’édition.

Pour les factures électroniques, il n’est nécessaire de les garder que pendant 6 ans après la date d’édition.

En ce qui concerne le format de conservation de votre facture. Vous pouvez l’imprimer et la conserver ou bien la garder sous format numérique. La dernière possibilité est moins contraignante, puisque vous gagnez de la place et puis c’est bon pour l’environnement.

Tips, astuces et choses à savoir sur la gestion de vos factures

• Il est interdit de supprimer une facture. Si vous vous êtes trompé, vous pouvez la modifier ou l’annuler. Mais vous ne pouvez pas la retirer car cela créerait un trou dans la suite de numérotations des factures. Vous pouvez aussi faire une facture.
• Il n’est pas obligatoire d’indiquer le mode de paiement sur votre facture. Il est recommandé de le faire, mais cela ne constitue en rien une obligation.
• Faire une liste bien détaillée de toutes les informations importantes et nécessaires à indiquer sur vos factures.
• Il n’est pas utile de signer vos factures. Aucune loi n’oblige d’apposer votre signature sur vos factures ou sur vos devis d’ailleurs.
• Ne pas attendre pour générer vos factures. Une fois votre produit livré ou votre prestation faite. Le mieux est de ne pas attendre pour éditer vos factures, auquel cas, elle pourrait être contestée en cas de problème. Le mieux est de le faire le plus vite possible ce qui justifiera son authenticité.
• On vous conseille aussi de créer un modèle pour vos factures. Faite une facture type bien détaillée, (et personnalisée aux couleurs de votre auto-entreprise par exemple.). Une pour les professionnels et une pour les particuliers que vous pourrez réutiliser. Puisque comme nous l’avons vu, il y a des conditions différentes pour chaque cas.

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