Fiscalité

Tout savoir sur la dématérialisation des factures


Florent

· 5 minutes de lecture
Tout savoir sur la dématérialisation des factures

Tu entends parler tout le temps de facture dématérialisée, de facture électronique, mais tu n'arrives pas à comprendre ce que c'est ? Effectivement, les 2 termes sont souvent associés et pourtant on ne parle pas forcément de la même chose. Si la facture électronique est une facture dématérialisée, le contraire n'est pas vrai. Dans cet article nous allons t'aider à y voir plus clair en te présentant une définition de la facture dématérialisée, les différences entre facture dématérialisée et facture électronique et tu découvriras les avantages et les obligations de la dématérialisation. Bonne lecture 🤓 !

Définition de la facture dématérialisée

Une facture dématérialisée est une facture sous format électronique. Remis au goût du jour par la réforme de la facture électronique, elle est pourtant bien différente comme nous le verrons ci-dessous. La facture dématérialisée est donc le contraire d'une facture papier puisqu'il n'y a pas d'impression de la facture. Elle est transmise à son destinataire par email ou bien par un système EDI. Le format le plus courant est le PDF puisque celui-ci est non modifiable et assure donc que le client ne procédera pas à une modification. Les factures dématérialisées sont très souvent générées à partir d'un logiciel de facturation. Celui-ci permet de générer la facture au format numérique pour que le fournisseur puisse, au choix, l'imprimer ou bien la faire parvenir par un moyen numérique sans support-papier.

Facture dématérialisée ou facture électronique ?

Depuis l'annonce de la réforme de la facturation électronique, il y a une grande confusion entre les factures dématérialisées et les factures électroniques. Il est vrai que dans les 2 cas, la facture au format papier par courrier n'existe plus pour les entreprises en B2B. Néanmoins, la facture électronique ne se limite pas à un envoi d'une facture fournisseur au format PDF via un email. Elle aura plus de conséquence sur la gestion quotidienne et administrative des entreprises. Voici un tableau récapitulatif des différences entre une facture dématérialisée telle que nous la connaissons aujourd'hui et une facture électronique que nous allons devoir mettre en place prochainement.

Facture dématérialisée Facture électronique
Format Tout format numérique. Le plus courant est le PDF, mais on la rencontre aussi sous Word ou Excel.

3 formats seront autorisés :

  • Format UBL (Universal Business Language)
  • Format CII (Cross Industry Invoice)
  • Format Factur-X 
Mode d'envoi Par email ou par EDI Par un PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou bien par le PPF (Portail Public de Facturation)
Confirmation de bonne réception Au bon vouloir de ton client Mise à jour du statut automatiquement
Relance de paiement A faire à la main et au cas par cas Automatique
Déclaration de TVA A faire par la comptabilité Automatique dès le paiement effectué puisqu'il y a dématérialisation fiscale

Comme on peut le voir, il y a de nombreuses différences entre la facture dématérialisée et la facture électronique que nous connaitrons très prochainement.

Les avantages de la dématérialisation des factures

Passer à la dématérialisation de ses factures a de nombreux avantages pour les entreprises. Et quelle que soit leur taille. Parmi les avantages, nous trouvons :

  • Réduction des coûts : La dématérialisation présente tout d'abord l'avantage majeur de réduire considérablement les coûts pour les entreprises. En effet, en optant pour la facture dématérialisée, tu élimines les dépenses liées au traitement telles que les frais d'impression, d'envoi postal et de stockage physique. Le passage d'une facture papier à une facture dématérialisée permet d'économiser entre 5 et 15 € par facture, d'après le ministère de l'Économie et des finances. De plus, la dématérialisation des factures permet de réduire les coûts de gestion de plus de 70 %. Finalement, cela permet de raccourcir le cycle de traitement des factures jusqu'à 20 fois.
  • Gain de productivité : La facturation dématérialisée a un impact significatif sur la productivité. Les Directeurs Administratifs et Financiers constatent une réduction des délais de traitement, car certaines étapes telles que le tri du courrier, l'impression ou encore la mise sous enveloppe sont éliminées. Soit davantage de temps pour se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée, sans être accaparés par des tâches administratives fastidieuses comme l'archivage.
  • Limiter l'impact écologique : La production de papier, l'impression des factures et leur envoi postal ont un impact significatif sur l'environnement. La transition vers des factures sous format numérique en remplacement des factures papier est une avancée positive pour la protection de la planète. Cette dématérialisation permet de réduire l'empreinte carbone de l'entreprise, en éliminant le besoin de papier, d'encre, d'impression et de transport postal. De plus, l'aspect environnemental est devenu un critère de choix essentiel pour les consommateurs. La dématérialisation représente un enjeu majeur qui peut s'intégrer dans ta stratégie de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE).
  • Gain de temps : Un peu comme la signature électronique, l'envoi par voie électronique pour les factures de ton entreprise permet également de gagner du temps lors des relations. Ton client reçoit instantanément ta facture et peut la contrôler et la saisir dans sa comptabilité. Il peut également te faire un retour plus rapidement en cas d'erreur de la facture. Il n'y a pas à attendre le délai postal pour la réception des factures. Et comme on dit, le temps, c'est de l'argent 💰.
  • Sécurisation du processus : Chaque année, les entreprises perdent des factures papier, ce qui signifie que retrouver une facture égarée peut coûter du temps et de l'argent. Les étapes manuelles impliquées dans le traitement des factures sont sujettes à des erreurs, à un risque de perte, voire à des dommages aux documents. Grâce à la digitalisation de la facturation, chaque opération est traçable et on peut facilement retrouver une facture perdue.

Quelles sont les obligations de facturation dématérialisée ?

Aujourd'hui, tu es obligé de fournir des factures sous format dématérialisée dans un cas. Si tu travailles avec des administrations publiques notamment dans le cadre de marchés publics. Dans ce cas, tu devras transmettre ta facture au format numérique via la plateforme Chorus Pro. Le dépôt de facture via chorus pro est très simple et tu pourras le faire facilement.

Avec la généralisation de la facturation électronique, dans le futur, tu auras de nouvelles obligations à respecter. Néanmoins, un nouveau calendrier a été mis en place par le gouvernement pour le passage aux factures électroniques. À l'origine, toutes entreprises devaient être capable de recevoir des factures électroniques à partir de juillet 2024. Mais au vu du chantier et afin de ne pas provoquer des bugs qui seraient malvenus pour la compétitivité des entreprises françaises, le gouvernement a décidé de reporter la réforme. Le calendrier approuvé par le parlement lors du vote de la loi de finance 2024 prévoit une mise en place progressive à partir de 2026. Néanmoins, pour les entreprises les plus en avance, que ce soient des grandes entreprises, de taille intermédiaire ou bien des petites et moyennes entreprises, il sera possible d'intégrer une phase pilote dès 2025.

Mettre en place une solution de dématérialisation des factures pour ton entreprise ne pourra t'apporter que des avantages et te permettra d'être en avance pour le passage à la facture électronique dont la généralisation est prévue à partir de 2026.  

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