Tout savoir sur le logiciel de facture Excel

Lea

Lea

5 septembre 2023

Excel peut être un logiciel de facturation très utile pour les auto-entrepreneurs. Et il est désormais temps de stopper les idées reçues sur la difficulté de l’utilisation du logiciel de facture Excel, car bonne nouvelle, c’est bien plus simple que tu ne l’imagines !  Et oui, il est tout à fait possible d’apprendre rapidement et facilement à utiliser Excel comme logiciel de facturation pour ton auto-entreprise. Il te suffit d’inclure toutes les mentions obligatoires sur une facture, telles que le prix, la TVA, la quantité, les coordonnées du client, le produit ou la prestation de service, tout en les adaptant à ton type d’activité et surtout de le mettre à jour quotidiennement 😉

Mais ce n’est pas tout ! Excel peut également être utilisé pour suivre tes paiements, tenir une liste de clients ou encore gérer les stocks, ce qui finalement transforme le logiciel de facture Excel comme un véritable outil de gestion.

Et si tu te demandes comment utiliser Excel pour tes factures, ne t’inquiète pas, nous sommes là pour t’aider ! Dans cet article, tu retrouveras toutes les informations dont tu as besoin pour devenir un véritable expert Excel. Nous t’expliquerons aussi comment personnaliser tes factures pour qu’elles reflètent l’image de ton auto-entreprise.

Résumé

Pas le temps de lire notre article ? Pas de problème, voici un petit récap des infos clés à retenir :

  • Grâce au logiciel de facture Excel, tu peux à la fois effectuer des factures et des devis,
  • Le logiciel de facture Excel s’adresse à tous types de statuts,
  • Tu peux télécharger des centaines de modèles de facture Excel pour te faciliter la tâche. 🥳
  • L’utilisation d’un logiciel de facturation est extrêmement bénéfique pour ton auto-entreprise, car il te permet de gagner du temps, mais aussi d’éviter les erreurs grâce aux nombreuses fonctionnalités automatisées.

Comment fonctionne le logiciel de facture Excel ? 🤔

Comme tu le sais, l’un des très gros avantages en auto-entreprise est la gestion simplifiée de la comptabilité. Alors, on t’assure que réaliser une facture sur Excel n’est pas si compliqué que ça. D’ailleurs, tu peux à la fois réaliser des factures, mais également des devis. Génial n’est-ce pas ? Alors, sans plus tarder, apprends à utiliser le logiciel de facture Excel pour ton auto-entreprise, en suivant ces quelques étapes !

EXCEL - MODÈLE DE FACTURE AVEC SAISIE AUTOMATIQUE (Et import des clients)

Comment faire une facture sur Excel ?

Pour commencer, il est important de segmenter le logiciel de facture Excel en plusieurs catégories, notamment en ouvrant plusieurs onglets afin que tu puisses t’organiser et t’y retrouver facilement sans te perdre parmi tes différents clients et factures qui leur sont associées.

Étape 1 : Créer un onglet facturation

Dans l’onglet « Facturation” que tu auras, tu pourras y saisir les données de tes factures. En effet, chaque colonne peut correspondre à une facture, à laquelle est attribué un numéro unique : F1, F2, F3 etc. Tu peux commencer par sélectionner le numéro du client que tu souhaites facturer. Les coordonnées du client doivent avoir été préalablement saisies dans l’onglet « Base clients ». Ensuite, il est important de saisir l’ensemble des mentions obligatoires figurant sur une facture telles que  :

  • La date,
  • Le prix,
  • La quantité,
  • Le nom du produit vendu,
  • Le nom du service effectué,
  • La TVA si nécessaire,
  • Le montant de la réduction (s’il y en a une)
  • La mention EI
  • etc…

Étape 2 : Créer un onglet base de données clients

Cet onglet “base de données clients” permet de conserver indéfiniment l’ensemble de tes factures dans un seul et même endroit. De ce fait, il te sera donc possible de retrouver une facture à tout moment. 😉

En plus de permettre de réaliser des factures, Excel peut également être utilisé pour suivre les paiements, tenir une liste de clients ou encore gérer les stocks. Cela fait d’Excel est un véritable outil de gestion très complet adapté aux auto-entrepreneurs.

Une fois que tu as saisi tes données de facturation, tu peux visualiser le devis que tu as saisi dans la première colonne de l’onglet « Base facturation » dans l’onglet « Facture ». Tu peux ensuite l’imprimer ou le transformer en PDF pour l’archiver.

Étape 3 : Créer un onglet suivi de facturation

L’onglet « Suivi de facturation » permet de visualiser toutes tes factures. D’ailleurs, on te recommande d’instaurer ton propre code couleur comme le rouge pour les impayés pour ce qui est urgent ou le bleu pour les factures réglées par exemple.

Effectivement, lorsqu’une facture est impayée, tu peux utiliser l’onglet « Lettre de relance » pour saisir le numéro de la facture impayée et obtenir instantanément ta lettre de relance à imprimer ou à transformer en PDF.

Mais aujourd’hui grâce aux logiciels de facturation tels que Abby, un mail de relance peut s’envoyer automatiquement au bout d’un certain temps où il te suffit juste de cliquer sur “envoyer un mail de relance” et le tour est joué.

Réalise des factures en deux clics avec Abby

Étape 4 : Créer un onglet chiffre d’affaires mensuel

Enfin, l’onglet « Chiffre d’affaires mois mensuel » permet de visualiser le chiffre d’affaires par mois en fonction des données que tu as saisies dans l’onglet « Base facturation ».

Et voilà comment réaliser une facture sur le logiciel Excel en seulement 4 étapes ! À ton tour maintenant 😎

Comment faire un devis sur Excel ?

Pour faire un devis sur Excel, le processus est presque le même que pour réaliser une facture. En effet, il est nécessaire de remplir la première colonne de l’onglet en commençant par la sélection du numéro de client concerné. Cependant, pour ce faire, il est important que les coordonnées du client (ou du prospect) soient déjà saisies dans l’onglet « Base clients ».

Après avoir saisi :

  • les dates de facture et d’échéance,
  • le moyen de règlement envisagé,
  • les quantités,

Le devis sera visible et imprimable dans l’onglet des devis.

Il est important de noter que les devis précédents ne peuvent pas être conservés, et pour établir un nouveau devis, il faut saisir à nouveau les données dans la première colonne. De plus, il n’est pas possible de transformer automatiquement un devis en facture.

Il est également recommandé de transformer le devis en PDF pour les conserver sur l’ordinateur, afin de pouvoir y accéder facilement et de manière organisée. Enfin, n’hésite pas à ajouter des notes ou des remarques supplémentaires pour te rappeler des détails importants concernant le devis.

💡
En utilisant un logiciel de facturation comme Abby, tu peux créer et personnaliser tes devis en seulement quelques clics et surtout y avoir accès dès que tu le souhaites !
Réalise des factures en deux clics avec Abby

Le logiciel de facture Excel : À qui s’adresse-t-il ?

Le logiciel de facture Excel est un outil essentiel pour toutes formes d’entreprises, quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité. Il est conçu pour simplifier la facturation et la gestion des paiements, en fournissant un système complet et facile à utiliser à la fois pour la création, la gestion et la distribution de factures.

En effet, que tu sois une auto-entreprise, une entreprise individuelle avec plusieurs employés, une SARL ou une SASU, le logiciel de facturation Excel est parfaitement adapté à tes besoins. Il est également facilement personnalisable pour répondre à tes besoins spécifiques en matière de :

  • facturation,
  • suivi des paiements
  • gestion des clients.

En outre, le logiciel de facturation Excel à télécharger est facilement accessible à tous, ce qui le rend idéal pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur productivité sans avoir à investir dans des solutions coûteuses et complexes. Avec ce logiciel, tu peux facilement créer des factures professionnelles, suivre les paiements en temps réel et gérer tes clients de manière efficace, ce qui te permet de te concentrer sur ce qui est vraiment important : développer ton activité.

Modèles de factures Excel à télécharger

Sache qu’il existe de nombreux modèles de factures et devis Excel à télécharger. Il te suffit simplement de te rendre sur le site Microsoft. 👇

Où trouver le logiciel de facture gratuit ?

Tu peux trouver une alternative gratuite à Excel directement en ligne grâce à Google Sheets qui se présente de la même manière ou Abby évidemment !

Pourquoi choisir un logiciel de facturation pour son auto entreprise ?

Voici 5 bonnes raisons de choisir le logiciel de facturation Abby pour ton auto-entreprise :

  1. Tu peux créer des factures et devis simplement et rapidement,
  2. Tu peux personnaliser toutes tes factures et devis en seulement quelques clics,
  3. Le logiciel de facturation te permet de centraliser toutes tes données,
  4. Le logiciel de facturation Abby est aussi un véritable assistant administratif,
  5. Gagner du temps sur la gestion comptable et administrative de ton auto-entreprise te permet de te concentrer sur ton activité ❤️
Réalise des factures en deux clics avec Abby

Conclusion

Voilà, tu sais désormais comment effectuer une facture grâce au logiciel de facture Excel, en seulement quelques clics. Mais il y a un outil encore plus simple et efficace pour la réalisation de tes factures et devis : le logiciel de facturation Abby ! Oui, en plus de générer tes factures il te permet de gérer l’ensemble de la partie administrative et comptable de ton auto-entreprise.

Comme d’habitude, Abby est toujours là pour t’aider dans la gestion et le développement de ta micro-entreprise. ❤️

FAQ – Logiciel facture Excel

Peut-on facturer sur excel en micro-entreprise ?

Contrairement aux idées reçues, tant que la facturation électronique n’est pas adopté pour l’émission de facture en micro-entreprise, il n’est pas interdit de facturer sur Excel. Seules les activités qui utilisent un logiciel caisses telles que les commerces ou encore les restaurants doivent obligatoirement avoir recours à un dispositif de facturation spécifique et agréé.

Le logiciel de facture Excel est-il payant ?

Excel appartient à Microsoft, alors pour oui, tu devras payer pour l’obtenir en obtenant une licence sur Microsoft. L’autre solution reste d’utiliser un outil similaire comme Google Sheet en ligne !

Comment utiliser le logiciel de facturation Excel ?

Tu peux utiliser le logiciel de facturation Excel en suivant plusieurs étapes telles que la création de base de données clients, la création d’onglet facturation, la création d’onglet suivi de paiement et de chiffre d’affaires mensuel.

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